Dit is wat fouten bij de beslissing om wel of niet in te schrijven je werkelijk kosten | Brainial

Dit zijn de fouten bij de beslissing om wel of niet in te schrijven die je echt geld kosten

We kennen allemaal de frustratie van een aanbesteding waarvan je er zeker van was dat je die zou winnen, maar waarbij een concurrent uiteindelijk met het contract aan de haal ging. Wekenlang werk, een offerte waar je trots op bent, en net op het moment dat je hoopte aan de slag te kunnen gaan, loopt de hele zaak op niets uit. Frustrerend, op zijn zachtst gezegd. Verliezen hoort natuurlijk bij het vak, maar sommige afwijzingen doen meer pijn dan andere. Vooral als blijkt dat de waarschuwingssignalen er al vanaf het begin waren.

Een groot risico, een uitsluitingsgrond of gewoon een minder goede match dan je aanvankelijk dacht. Met de juiste informatie op het juiste moment had je misschien een heel andere ‘bid/no-bid’-beslissing genomen — en jezelf daarbij veel tijd, werk en kopzorgen bespaard. In dit artikel bekijken we wat fouten bij ‘bid/no-bid’-beslissingen werkelijk kosten en hoe je kunt bepalen welke aanbestedingen de moeite waard zijn om na te streven, nog voordat het echte werk begint.

‍

Eén verkeerde ‘go’ houdt je hele organisatie bezig
Op het moment dat je besluit mee te dingen naar een aanbesteding, creëer je werk voor veel meer mensen dan alleen je aanbestedingsmanager. De documenten moeten worden doorgenomen, de vereisten in kaart gebracht, de juridische afdeling moet de contractvoorwaarden beoordelen, de financiële afdeling moet de commerciële haalbaarheid controleren... En dan moet het voorstel zelf ook nog worden geschreven, bijgeschaafd en beoordeeld. Elk ‘groen licht’ kost je bredere team dus een aanzienlijk deel van de tijd. Om dat in perspectief te plaatsen, laten we eens een eenvoudig voorbeeld bekijken op basis van een aanbestedingsdossier van 100 pagina’s.

Stel dat je aanbestedingsmanager 16 uur aan de aanbesteding besteedt, de juridische en financiële afdelingen samen nog eens 4 uur bijdragen en vakspecialisten nog eens 8 uur aan input leveren. Wordt dezelfde kans dan ook twee keer beoordeeld? Of moet je opnieuw onderzoeken waarom een vergelijkbare kans eerder wel of niet is goedgekeurd? Dan kun je daar gemakkelijk nog eens 2 uur bij optellen. Als later blijkt dat deze aanbesteding überhaupt nooit groen licht had mogen krijgen, heb je al zo’n 30 uur onnodig besteed.

En dan hebben we het nog niet eens over de uren die je hebt gemist op
. Als je nu al denkt: ‘dat zijn heel wat uren’, dan komt er nog meer. Dit zijn alleen de uren die je kunt tellen en op een urenstaat kunt zien. De grootste kostenpost is de tijd die je team niet meer kan besteden aan een sterkere offerte. Terwijl je team meer dan 30 uur steekt in een kans met een relatief lage kans op succes, kunnen diezelfde uren niet worden besteed aan een kans waarbij je veel betere kansen hebt om te winnen.

Je aanbestedingsmanager had die tijd kunnen gebruiken om de strategie voor een andere aanbesteding verder aan te scherpen. Vakkundigen hadden sterker bewijsmateriaal kunnen verzamelen. Er was misschien zelfs ruimte geweest voor een extra beoordelingsronde. Dat alles biedt natuurlijk geen garantie op succes, maar het laat wel zien waarom een overhaaste beslissing om door te gaan veel meer kost dan de uren die uiteindelijk op je urenstaat verschijnen.

‍

Neem sneller beslissingen over wel of geen deelname aan aanbestedingen
Met Brainial kunt u mogelijke dealbreakers identificeren voordat u de beslissing neemt om al dan niet deel te nemen aan een aanbesteding. Tender Alerts verzamelt automatisch relevante aanbestedingen op basis van uw eigen zoekprofielen, terwijl Brainial de belangrijkste criteria, uitsluitingsgronden, risico’s en planningsdetails rechtstreeks uit de aanbestedingsdocumenten haalt. Zo kunt u snel zien of u aan de belangrijkste vereisten voldoet, waar mogelijke risico’s liggen en welke deadlines of voorwaarden extra aandacht vereisen.

Uw team hoeft niet langer tientallen documenten door te spitten om te beslissen of een kans het nastreven waard is. Iedereen beschikt over dezelfde informatie, waardoor u sneller tot een weloverwogen besluit kunt komen over het al dan niet indienen van een offerte. Wilt u zien hoe Brainial u kan helpen? We laten het u graag zien in een demo.