Brainial brengt structuur en efficiëntie in AFAS's aanbestedingsproces

Het verbeteren van de snelheid en structuur van het aanbestedingsproces was een duidelijke prioriteit voor AFAS. "Sinds dit jaar werken we vier dagen per week, wat 20% minder tijd betekent om hetzelfde aantal aanbestedingen af te handelen", zegt Rik Klaver, Sales Manager Public Sector bij AFAS. "Analyses duurden langer dan nodig, er was weinig ruimte om te focussen op strategische en inhoudelijke beslissingen en het team moest constant schakelen tussen verschillende documenten en systemen." Er moest iets veranderen.

Tijd om te stoppen met die onzin

AFAS had een manier nodig om sneller inzicht te krijgen in interne documenten, efficiënter te analyseren en voorstellen op tijd en foutloos op te stellen. "Tijdens onze zoektocht naar een oplossing kwamen we Brainial tegen", legt Rik uit. "Als softwarebedrijf zijn we gewend om processen te automatiseren en maken we zelf al gebruik van AI. Daarom sprak Brainial ons meteen aan: door technologie te gebruiken om alle relevante informatie op één plek samen te brengen, krijgt ons team beter overzicht en kan het efficiënter werken."

Brainial zorgde voor de zichtbaarheid en controle die het team nodig had om een complex en tijdrovend proces te beheren.

Hoe Brainial het verschil maakte

Samen met Brainial bracht het AFAS-team stap voor stap orde in het aanbestedingsproces. In plaats van simpelweg 'een knop om te zetten', gingen ze aan de slag met de vragen die hen de meeste tijd kosten: welke aanbestedingen zijn relevant, welke documenten horen bij welke projecten en waar zitten de risico's of belangrijkste aandachtspunten?

"Het team heeft duidelijke afspraken gemaakt over wie welke informatie verzamelt en documenten zo gestructureerd dat iedereen vanuit zijn eigen rol precies krijgt wat hij nodig heeft," zegt Rik. "Zo behoudt ieder teamlid de controle en kregen we niet alleen duidelijkheid, maar ook een nieuwe manier van samenwerken."

Voordat Brainial werd geïmplementeerd, was het AFAS-team constant aan het zoeken, kopiëren en plakken, waardoor het moeilijk was om de voortgang van een project te volgen. "Met Brainial hebben we nu één centraal overzicht, waardoor we veel sneller kunnen analyseren en ons kunnen richten op de daadwerkelijke inhoud," legt Rik uit. Binnen slechts een paar maanden heeft AFAS de analysetijd met 15-20% teruggebracht, het handmatige werk verminderd en meer tijd vrijgemaakt om ons te richten op kwaliteit en inhoud.

Samenwerking nam een vlucht

Het hechte AFAS-team werkt nu met een uniforme aanpak en gebruikt Brainial als centrale bron. "Iedereen weet waar hij moet zoeken, welke acties prioriteit hebben en hoe documenten en analyses samenkomen. We hebben intern afgesproken dat iedereen dezelfde methodiek volgt. Dat zorgt voor structuur en gemoedsrust", legt Rik uit.

"Wat geweldig is, is dat het AFAS-team actief meedenkt over hoe we het aanbestedingsproces nog soepeler kunnen laten verlopen", zegt Fedor Klinkenberg, medeoprichter van Brainial. "Denk aan geautomatiseerde taakopdrachten of slimme integraties met hun systemen, zodat iedereen precies weet wat er moet gebeuren en minder tijd kwijt is aan zoeken of uitzoeken."

De volgende stap in aanbestedingsmanagement

Dankzij de samenwerking met Brainial beheert AFAS haar aanbestedingsproces nu duidelijker en efficiënter. Documenten, acties en planning komen samen in één systeem, wat zorgt voor snellere analyses, tijdige voorstellen en een sterkere focus op strategie en impact.

"De ideale situatie is dat we een compleet document kunnen samenstellen en indienen, inclusief onze sjablonen en huisstijl," zegt Rik. "De schrijfassistent ondersteunt ons hierbij en maakt het proces veel efficiënter."

Het resultaat: een echt beheersbaar aanbestedingsproces, soepelere workflows en meer tijd voor wat echt belangrijk is - kwaliteit, inzicht en strategische impact.

‍