AI bij aanbestedingen: hoe aanbestedingsteams weer strategisch kunnen gaan denken

Aanbestedingen zijn voor veel bouwbedrijven een noodzakelijk kwaad. Het proces is tijdrovend, complex en zit vol repetitieve taken. Urenlang door documenten bladeren, tekst kopiëren, informatie controleren – en dat alles onder enorme tijdsdruk. Fedor Klinkenberg kent deze wereld van binnenuit. Hij deed zijn ervaring op bij een softwarebedrijf, waar hij zag hoe kennis verloren ging en fouten zich steeds weer herhaalden. Toen besloot hij dat er iets moest veranderen.

Fedor Klinkenberg – CEO van Brainial wordt gedreven door het oplossen van complexe problemen en het bedenken van slimme, praktische oplossingen. Jarenlang was hij zelf actief in aanbestedingsprocessen en ervoer hij hoe repetitief, versnipperd en tijdrovend dat werk kon zijn. Die ervaring vormde de basis voor zijn ambitie: een tool ontwikkelen die het hele proces ondersteunt, zonder de regie uit handen te nemen van de mensen die echt verstand hebben van aanbestedingen.

Samen met Taco Hiddink, die jarenlange ervaring heeft op het gebied van AI en big data, wilde Klinkenberg een platform ontwikkelen dat niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de kwaliteit van de besluitvorming verbetert. „Ons doel is dat offerte-teams zich kunnen concentreren op strategie en creativiteit“, aldus Klinkenberg.

Op welk moment dacht je: dit moet echt veranderen?

“Het was niet één specifiek moment, maar een opeenstapeling van frustraties. Aanbieders verloren enorm veel tijd met het doorzoeken van documenten en het kopiëren van oude teksten, terwijl het juist hun strategisch inzicht en ervaring zijn die daadwerkelijk waarde toevoegen. In eerste instantie dacht ik: dit hoort er nu eenmaal bij, zo gaat dat in de bouw.

Maar toen ik zag hoeveel kennis er keer op keer opnieuw werd opgebouwd – om vervolgens weer te verdwijnen – begon dat me te storen. Bij elke aanbesteding kwamen we weer grotendeels dezelfde berg vragen en thema’s tegen, en elke keer moesten we weer helemaal opnieuw beginnen. Dat voelde als een systeemfout.

“Dus ben ik met mensen uit mijn netwerk gaan praten en heb ik interviews gehouden met meer dan 100 aanbestedings- en offertebeheerders in heel Nederland. Iedereen worstelde met hetzelfde probleem. Dat was de bevestiging: het ligt niet aan de mensen, maar aan de manier van werken. En er moet een slimmere manier zijn om dit proces te organiseren.”

Hoe ben je in de kunstmatige intelligentie terechtgekomen?

“Tijdens ons onderzoek naar de aanbestedingsprocedure ontmoette ik Taco Hiddink, een data scientist tientallen jaren ervaring op het gebied van machine learning. Hij begreep meteen wat ik bedoelde: we beschikken over een schat aan kennis, maar in de bouwsector is die versnipperd en ontoegankelijk.

Tot dan toe konden computers wel documenten lezen, maar ze niet interpreteren. AI heeft daar fundamenteel verandering in gebracht. Dankzij natural language processing Brainial teksten analyseren zoals mensen dat doen: door de betekenis te herkennen, verbanden te leggen en prioriteiten te begrijpen. Daardoor werd het eindelijk mogelijk om het aanbestedingsproces structureel te verbeteren.

We hebben het systeem getraind door generieke modellen te ontwikkelen, gevoed met openbare aanbestedingsdocumenten, zodat de AI de structuur en logica van aanbestedingen kon begrijpen. Vervolgens hebben we branchespecifieke modellen voor de bouwsector ontwikkeld, met daarin voorbeelden van UAV-GC-contracten, administratieve voorwaarden en andere sectorspecifieke documenten.

Studenten hielpen mee met Data Annotatie: ze hebben documenten gelabeld, passages gegroepeerd en voorbeelden van projectplannen verwerkt. Hierdoor leerde het systeem welke informatie belangrijk is, hoe deze moet worden gewogen en hoe inzichten uit verschillende documenten met elkaar in verband kunnen worden gebracht.

Bovendien voegen klanten hun eigen historische gegevens toe, waardoor Brainial volledig Brainial aanpassen aan hun manier van werken. Zo blijft de informatie veilig binnen de omgeving van de klant en wordt deze nooit met anderen gedeeld.”

“Veel bedrijven proberen AI achteraf aan bestaande systemen toe te voegen. Dat leidt vaak tot complexe integraties en beperkte meerwaarde. Wij hebben onze processen, modellen en gebruikerservaring vanaf het begin ontworpen met AI als kern. Daardoor kan het systeem grote hoeveelheden documenten direct interpreteren, informatie structureren en relevante inzichten bieden. Dat is de basis waarop alles is gebouwd.”

Sommige mensen staan sceptisch tegenover AI. Hoe gaat Brainial daarmee Brainial ? Neemt de AI de leiding over?

“Ik begrijp die terughoudendheid volkomen. De bouwsector is een sector waarin betrouwbaarheid, veiligheid en controle van essentieel belang zijn. Een ‘zwarte doos’ die resultaten oplevert zonder uitleg past niet in die context.

Daarom hebben we Brainial ontworpen Brainial een transparant systeem. Elke AI-analyse is terug te voeren naar de bron. Als je op een samenvatting of conclusie klikt, kun je precies zien uit welk document en welke alinea deze afkomstig is.

“AI neemt dus geen beslissingen voor je. Het helpt je juist om betere beslissingen te nemen. Brainial de administratieve rompslomp Brainial , zodat teams zich kunnen concentreren op strategie, kwaliteit en onderscheidend vermogen. De software doet het voorbereidende werk. In die zin maakt AI het aanbestedingsproces juist menselijker: het brengt orde in de chaos van documenten.”

Hoe werkt dit in de praktijk? Wat doet Brainial ?

“Wanneer een bouwbedrijf een aanbestedingsdossier ontvangt – vaak honderden pagina’s dik – wordt dit in Brainial geüpload. De software herkent automatisch thema’s zoals veiligheid, planning, duurzaamheid en contractvoorwaarden, en groepeert deze op basis daarvan.

De AI analyseert vervolgens risico’s, inconsistenties en ontbrekende informatie. Alles wordt overzichtelijk in beeld gebracht, zodat een aanbestedingsteam direct kan zien waar aandacht nodig is.

Het biedt ook ondersteuning bij het opstellen van het projectplan. Brainial relevante passages uit eerdere succesvolle aanbestedingen hetzelfde bedrijf. Zo kunnen teams beproefde kwaliteit hergebruiken, aangepast aan de nieuwe context.”

De bouwsector staat voor grote uitdagingen op het gebied van duurzaamheid. Kan Brainial hier een rol in Brainial ?

“Absoluut. In aanbestedingen worden steeds vaker duurzaamheidscriteria opgenomen. Brainial identificeert en structureert deze Brainial .

Onze schrijfhulp helpt teams ook om concreter te zijn. Als iemand schrijft ‘we bouwen circulair’, vraagt de AI: hoe worden materialen precies hergebruikt en hoe wordt dat tijdens de uitvoering gewaarborgd? Dit stimuleert teams om nauwkeuriger te zijn, wat de kans op een goede beoordeling vergroot.

„We zien dat klanten beter scoren op de kwalitatieve aspecten van aanbestedingen. Dat is een overwinning – niet alleen commercieel, maar ook maatschappelijk.”

Kunt u voorbeelden geven van tijdwinst?

“Vroeger deden sommige bedrijven er twee dagen over om een aanbesteding te analyseren, maar nu hebben ze dat binnen twee uur voor elkaar. Andere bedrijven kunnen alle aanbestedingsdocumenten opstellen en de risico’s in kaart brengen binnen 15 minuten.

Maar wat nog belangrijker is: ze maken minder fouten en zien geen vereisten meer over het hoofd. Dat leidt tot een aanzienlijke verbetering van de kwaliteit. Sommige gebruikers zeggen dat Brainial als een collega die nooit moe wordt en alles onthoudt.”

Kunt u een voorbeeld geven van kostenbesparing?

“Dit zie je bij projecten waarvoor veel certificeringen en kwalificaties vereist zijn. Meestal controleren teams dit handmatig: wie is waarvoor gecertificeerd, zijn de documenten up-to-date, ontbreekt er iets? Dat is tijdrovend en foutgevoelig.

Met Brainial worden alle certificaten automatisch geanalyseerd en gekoppeld aan de juiste medewerkers en taken. Je ziet direct wat er ontbreekt en voorkomt zo vertragingen of boetes.

Het systeem maakt ook gebruik van gegevens uit eerdere projecten om risico’s te signaleren. Als bepaalde medewerkers hun certificeringen herhaaldelijk te laat verlengen of als leveranciers voor vertragingen zorgen, Brainial hier vroegtijdig Brainial . Zo kunnen aannemers zich tijdig aanpassen.

Het resultaat is een aanzienlijke daling van de kosten als gevolg van fouten, omdat cruciale informatie niet langer over het hoofd wordt gezien. Beslissingen worden sneller en betrouwbaarder.”

Hoe groot is uw gebruikersbestand op dit moment?

“We hebben 130 klanten, waarvan er meer dan 75 actief zijn in de bouw en infrastructuur. Hieronder vallen zowel middelgrote aannemers als grote bouwconcerns.”

“We zijn ook actief in andere sectoren, zoals schoonmaak, facilitaire dienstverlening en personeelsbemiddeling. Maar de bouw blijft onze belangrijkste focus. Daar ligt ons hart en daar is de behoefte aan innovatie het grootst.”

Is Brainial voor grote bedrijven?

“Absoluut niet. Middelgrote en kleinere aannemers hebben veel baat bij de tijdwinst en het behoud van kennis. Ze beschikken vaak niet over speciale aanbestedingsteams en moeten aanbestedingen hun andere werkzaamheden regelen.

Voor hen Brainial dezelfde kwaliteit en structuur als grote bedrijven – zonder dat er grote investeringen in personeel of IT nodig zijn.

We zien ook dat kleine en middelgrote ondernemingen vaak nog meer nadruk leggen op efficiëntie. Als een klein team meerdere aanbestedingen jaar moet afhandelen, maakt een systeem dat informatie structureert en hergebruikt het verschil tussen meedoen en echt concurreren.”

Hoe zit het met de betaalbaarheid?

“We hebben de financiële drempel bewust laag gehouden. We maken gebruik van schaalbare licentiemodellen die zijn afgestemd op de omvang en behoeften van het bedrijf. Kleinere bedrijven betalen niet voor functies die ze niet gebruiken.”

Ons doel is om geavanceerde technologie voor iedereen toegankelijk te maken.”

Waar wil je over vijf jaar staan?

“Over vijf jaar willen we een betrouwbare digitale partner zijn voor iedereen die bij bouwprojecten betrokken is – niet alleen voor aanbestedingsteams, maar ook voor projectmanagers, planners en bouwplaatsmanagers.”

We hopen ook bij te dragen aan een bredere verschuiving in de manier waarop de sector omgaat met kennis en samenwerking. Als we projecten slimmer kunnen voorbereiden en informatie effectiever kunnen gebruiken, verlagen we de kosten van mislukkingen, versnellen we processen en verbeteren we de kwaliteit.

Dat komt niet alleen bedrijven ten goede, maar de hele samenleving: minder afval, minder fouten en snellere, duurzamere projecten.”

En verder dan dat?

“Ik denk dat we op weg zijn naar een bouwsector waarin data, kennis en mensen veel beter met elkaar verbonden zijn. Een sector waarin minder tijd verloren gaat aan administratie en er meer ruimte ontstaat voor innovatie.”

AI zal een belangrijke rol spelen, maar moet ten dienste blijven staan van de mens. Dat is de kern: technologie is alleen succesvol als ze ons helpt om beter samen te werken.”

Wat is jouw persoonlijke motivatie?

“Ik houd van bouwen, in de breedste zin van het woord. Iets creëren wat er voorheen niet was. Brainial ook een bouwproject – alleen bouwen we hier kennis, structuur en vertrouwen op.

Wat mij drijft, is de overtuiging dat technologie mensen sterker kan maken. Dat we niet hoeven te kiezen tussen menselijkheid en efficiëntie. Als AI op de juiste manier wordt ingezet, zorgt het weer voor duidelijkheid, overzicht en zelfs plezier in het werk. En dat is misschien wel de grootste winst van allemaal.”

‍