Data en kunstmatige intelligentie (AI), een steeds vaker voorkomend fenomeen dat nu ook in de bouw steeds vaker wordt toegepast. AI kan ook worden ingezet tijdens de aanbestedingsfase. Op dit moment lopen veel bid- en tendermanagers nog met mappen vol geprinte aanbestedingsdocumenten met sticky notes en gemarkeerde teksten naar buiten. Dit gaat veranderen.
Mens en machine zullen steeds meer samenwerken en er zal de komende jaren een 'digitaliseringsrevolutie' plaatsvinden. Ballast Nedam Zuid loopt graag op de zaken vooruit en is begonnen met het inzetten van AI bij het reageren op aanbestedingen met behulp van Brainial's software.
Als we het proces van reageren op aanbestedingen nader bekijken, zit het vol met repetitieve taken en handmatig werk. Dit kan slim worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd met behulp van AI. Nadat de aanbestedingsdocumenten zijn ontvangen, worden ze geüpload in Brainial's software. Automatisch wordt alle informatie uit de verschillende documenten gehaald, gecategoriseerd en op de juiste manier gepresenteerd.
Denk aan de planning, criteria en aan te leveren documenten. Alle informatie wordt bovendien op een intelligente manier doorzoekbaar gemaakt. Ballast Nedam Zuid heeft het systeem geconfigureerd en getraind om specifieke aandachtspunten en risico's te detecteren. Door deze functionaliteiten wordt veel tijd bespaard en kan binnen enkele minuten een eerste beslissing worden genomen over het al dan niet beantwoorden van een aanbesteding. Doordat zowel mens als machine de aanbestedingsdocumenten doorlezen, wordt er minder informatie over het hoofd gezien wat leidt tot een reductie van faalkosten.
Binnen de bouwsector bestaan er allerlei gestandaardiseerde formaten van bouwinformatie, technische specificaties en contractformulieren. Door de grote verscheidenheid van dit soort documenten en het feit dat ze vaak alleen in PDF worden verstrekt, zijn aannemers veel tijd kwijt met het interpreteren, analyseren en doorgronden van de inhoud.
Bovendien is het niet altijd gemakkelijk om informatie snel met elkaar in verband te brengen. Veel van de gerelateerde informatie staat beschreven in documenten uit de bijlagen, de leidraad, tekeningen of in de nota van inlichtingen. Door gebruik te maken van AI wordt alle informatie aan elkaar gerelateerd en overzichtelijk bij elkaar gezet. Hierdoor ontstaat een integraal overzicht van het werk, kunnen de contractstukken sneller worden doorgrond en wordt veel tijd bespaard.
"Samen met Brainial hebben we slimme functionaliteiten gecreëerd om automatisch metadata uit documenten te extraheren, om documenten inclusief metadata automatisch op de juiste plek in het Document Management Systeem te plaatsen. Op basis van een eerste inschatting levert deze functionaliteit alleen al een tijdsbesparing op van 75% per aanbesteding en het verhoogt de kwaliteit en data-integriteit van de interne datahuishouding. Maar misschien wel het belangrijkste voordeel is dat het leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid."
"De resultaten van de samenwerking tussen Ballast Nedam Zuid en Brainial zijn tot nu toe veelbelovend. Kijkend naar de toekomst kunnen er nog grotere sprongen gemaakt worden door het gebruik van machine learning. Het systeem wordt immers slimmer door gebruik. Informatie kan automatisch worden geordend, en ook acties, taken en risico's kunnen automatisch worden voorspeld."
Ballast Nedam Zuid en Brainial kijken positief naar de toekomst om het reageren op aanbestedingen efficiënter te maken, de faalkosten te verlagen en de kwaliteit van de reacties te verhogen.
