Hoe Bruns meer dan 63 jaar ervaring op het gebied van aanbestedingen benut met Brainial

Bruns beschikte over een schat aan kennis op het gebied van aanbestedingen. Sinds 1963 heeft het bedrijf een uitgebreide verzameling opgebouwd van beproefde voorstellen, sterke argumenten en gespecialiseerde projectervaring bij het realiseren van interactieve tentoonstellingen voor musea, wetenschapscentra en bezoekerscentra over de hele wereld. Aangezien veel van deze projecten beginnen met een aanbesteding, is die kennis van onschatbare waarde. De uitdaging was om op het juiste moment de juiste informatie te vinden.

“Bij elke nieuwe aanbesteding is de uitdaging niet een gebrek aan expertise, maar het vinden van de meest relevante informatie”, zegt Miranda Hartung, Commercial Tender Manager. Naarmate de kennisbank steeds verder groeide, bestond bij elke nieuwe aanbesteding het risico dat werk dat al was gedaan, opnieuw moest worden gedaan. Bruns had daarom een slimmere manier nodig om te zoeken, toe te passen en voort te bouwen op meer dan 63 jaar expertise.

Waarom Bruns meer nodig had dan alleen een schrijftool
Net als veel andere organisaties experimenteerde Bruns met ChatGPT. „Ik heb een project aangemaakt in ChatGPT en een paar collega’s uitgenodigd. Het was handig voor het beantwoorden van individuele vragen of het schrijven van korte stukjes tekst, maar het bood geen effectieve manier om de expertise, projectervaring en organisatiekennis die in de loop van vele jaren waren opgebouwd, te doorzoeken, te structureren en met elkaar te verbinden.”

Het team ging daarom op zoek naar een oplossing die meer kon dan alleen tekst genereren. Ze wilden een platform waarmee ze snel relevante ervaring, ondersteunend bewijsmateriaal en projectinformatie konden vinden, zodat ze hun tijd konden besteden aan het opstellen van het sterkst mogelijke voorstel voor elke klant. Bruns vond die oplossing op Brainial.

Alles wat een aanbestedingsteam nodig heeft, op één platform
Al vanaf de allereerste demo besefte Miranda dat Brainial veel meer te bieden had dan alleen door AI gegenereerde tekst. „Van het identificeren en screenen van aanbestedingen tot het analyseren van documenten en het ondersteunen van de offerteontwikkeling: het hele proces komt samen op één platform. Ik merkte meteen dat Brainial is ontwikkeld door mensen die begrijpen met welke uitdagingen aanbestedingsmanagers te maken hebben.”

“De ‘ workflow ’ is logisch, je hoeft niet te schakelen tussen verschillende tools en het platform is ongelooflijk gebruiksvriendelijk.” Die eenvoud speelde een belangrijke rol bij de beslissing. Miranda was niet op zoek naar een complex systeem dat alleen technische specialisten konden gebruiken. “Aanbestedingen zijn al ingewikkeld genoeg. Het is een opluchting als de tool die daarbij hoort gewoon efficiënt, effectief en gebruiksvriendelijk is.”

Een vliegende start met meer dan 63 jaar kennis
Volgens Miranda verliep de implementatie van Brainial verrassend soepel. Omdat Bruns zijn sterkste offertes en standaardbeoordelingschecklist al had geordend, konden ze alles snel naar het platform uploaden. “Samen met de implementatiemanager van Brainial hebben we de omgeving stap voor stap voorbereid.”

Intern hoefde er weinig overtuigingswerk te worden verricht. Collega’s waren meteen enthousiast en begonnen het platform snel te gebruiken. Natuurlijk zijn sommige mensen sneller dan anderen in het omarmen van nieuwe technologie, maar volgens Miranda komt de grootste leercurve simpelweg voort uit het gebruik ervan. “Hoe meer je met het platform werkt, hoe beter je leert welke instructies de beste resultaten opleveren. Het is echt een kwestie van het gewoon doen.”

Snellere beslissingen en ruimte voor meer aanbestedingen
Tegenwoordig gebruikt Bruns Brainial om nieuwe kansen snel te toetsen aan haar belangrijkste criteria. “Nadat ik de aanbestedingsdocumenten heb geüpload, kan ik meteen de belangrijkste vereisten, risico’s en kansen in kaart brengen,” zegt ze. Dit geeft het team een steviger basis voor de beslissing om al dan niet door te gaan, zonder dat ze eerst elk document van begin tot eind hoeven te lezen.

Zodra het team besluit om door te gaan met de aanbesteding, verloopt het proces ook sneller en soepeler. Relevante informatie is gemakkelijker terug te vinden, output kan worden herleid tot de bron en offertes kunnen effectiever worden afgestemd op de specifieke eisen van elke aanbesteding. Hierdoor kan Miranda met dezelfde beschikbare capaciteit meer aanbestedingen afhandelen, terwijl ze meer controle over het proces behoudt. „De doorlooptijd verloopt soepeler en ik heb het gevoel meer controle te hebben”, legt ze uit.

Nooit meer zoeken in oude dossiers
Zodra Bruns besluit een offerte in te dienen, haalt het systeem van Brainial de meest relevante kennis, expertise en projectervaring naar voren voor de betreffende aanbesteding. “Onze eigen geschiedenis vormt de basis,” legt Miranda uit. “Bruns bestaat al geruime tijd, dus we hebben uitgebreide kennis opgebouwd. De uitdaging is om die kennis gemakkelijk toegankelijk te maken wanneer je die nodig hebt.”

Elke klant en elk project is anders. “Brainial helpt ons snel de meest relevante expertise en ervaring te vinden, zodat we onze inspanningen kunnen richten op het opstellen van een voorstel dat daadwerkelijk aansluit bij de behoeften van de klant.”

Daardoor kan Bruns optimaal gebruikmaken van zijn decennialange ervaring en er tegelijkertijd voor zorgen dat elk voorstel klantgericht, relevant en zorgvuldig afgestemd op het specifieke project blijft.  

Maak beter gebruik van de aanbestedingskennis van jouw team
Wil je zien hoe Brainial jouw eigen aanbestedingskennis direct doorzoekbaar en herbruikbaar kan maken? Boek een demo en ontdek hoe je eerdere offertes, bedrijfskennis en nieuwe aanbestedingsdocumenten kunt combineren om in minder tijd sterkere, op feiten gebaseerde offertes op te stellen.  

‍