Van 30 documenten naar één duidelijk overzicht: hoe Brainial bij Draaijer Heyday Brainial
Van 30 documenten naar één duidelijk overzicht: zo werkt Brainial bij Draaijer Heyday
Van strategisch advies en werkplekontwerp tot gastvrijheid en (duurzaam) vastgoedbeheer: Draaijer Heyday begeleidt organisaties door de volledige levenscyclus van hun werkomgeving. Het bedrijf opereert via een netwerk van gespecialiseerde labels die zowel de publieke als de private sector bedienen, en aanbestedingen daarbij een centrale rol.
Offertemanager Lilian houdt toezicht op alle binnenkomende offerteaanvragen en aanbestedingen. Samen met innovatiemanager Brandon Kwey heeft zij de implementatie van Brainial geleid. Waarom ze voor een gespecialiseerde aanbestedingstool hebben gekozen en hoe dat is verlopen, vertellen ze precies in deze case study.
De kosten van bieden op basis van een onderbuikgevoel en versnipperde documenten
Bij elke nieuwe aanbesteding rijzen dezelfde vragen: gaan we wel of niet in zee met de aanbesteding, kunnen we aan alle eisen voldoen, wat zijn de risico’s? „Die beslissingen werden maar al te vaak genomen op basis van een onderbuikgevoel, of omdat iemand intern de juiste persoon kende. Niet op basis van een gedegen analyse van de binnenkomende documenten,” zegt Lilian.
Dat is kostbaar. Het beoordelen van een offerte vergt veel tijd van leidinggevenden binnen de organisatie, nog voordat er enige zekerheid is dat je de offerte überhaupt indient. Zonder de juiste tools betekent dat het handmatig doorwerken van tientallen pagina’s, het achter antwoorden aanjagen via e-mail en het zoeken naar informatie die verspreid is over verschillende mappen. Draaijer Heyday had al een interne proef met Copilot gedaan, maar dat loste het analyseprobleem niet op. "Copilot kan helpen bij het schrijven, maar verder gaat het niet", zegt Lilian. Op dat moment werd duidelijk dat ze iets nodig hadden dat speciaal was ontwikkeld voor aanbestedingen.
Waarom Brainial en niet iets anders?
De keuze om voor Brainial te gaan kwam na een selectieproces dat bijna een jaar duurde en waarbij verschillende zusterbedrijven betrokken waren. Twee factoren gaven uiteindelijk de doorslag: de licentiestructuur sloot goed aan bij de omvang van de organisatie, en dankzij de bestaande integraties met AFAS en SharePoint sloot Brainial naadloos aan in de systemen die ze al gebruikten.
De implementatie verliep vlekkeloos, grotendeels dankzij de uitstekende support van het Brainial team. „Ons contactpersoon bij Brainial is werkelijk fantastisch”, zegt Lilian. „Stap voor stap, heel praktisch, en dan in de volgende sessie gewoon verdergaan waar we gebleven waren. Ze komen zelfs even kijken als je ergens vastzit.”
Op de allereerste dag al de belangrijkste aanbesteding op hun verlanglijstje binnengehaald
De allereerste aanbesteding die Lilian via Brainial afhandelde, was er een die op ieders verlanglijstje stond. „We hebben die aanbesteding meteen in Brainial ingevoerd. Als je het hebt over ‘in het diepe worden gegooid’, dan was dit het wel.” Ze hebben de aanbesteding binnengehaald.
Die snelle acceptatie had ook intern zijn weerslag. Lilian demonstreerde Brainial aan de hand van een voorstel dat de bestuursleden zelf het hele weekend hadden doorgenomen. „Ze gingen echt na: pikt het dit op, en dit? Ze waren onder de indruk.” Die bevestiging maakte het een stuk makkelijker om intern draagvlak te creëren.
Een besparing van 16 tot 28 uur per aanbesteding en tegelijkertijd een verbetering van de kwaliteit
"Het grootste verschil is dat je precies weet wat er in een aanbesteding wordt gevraagd en dat je alle informatie in één oogopslag kunt overzien", zegt Lilian. Brainial bespaart in de analysefase zo’n 16 tot 28 uur per aanbesteding. Maar voor haar is de kwaliteitswinst net zo belangrijk. "Je hebt gewoon veel beter in de gaten waar je het over hebt als je een offerte opstelt. De kwaliteitsverbetering is net zo belangrijk als de tijdwinst."
Waar voorheen dertig documenten over het team verspreid waren en iedereen zich op iets andere zaken richtte, gaan alle belanghebbenden nu uit van dezelfde prioriteitenlijst. Wanneer er een wijzigingsmelding binnenkomt, worden alle actiepunten automatisch bijgewerkt. „Normaal gesproken zou je dat handmatig moeten bijhouden. Nu doet Brainial dat voor je.”
De Tender Chat-functionaliteit wordt ook veel gebruikt. Tijdens het opstellen van een offerte kunnen collega’s direct vragen stellen over de documenten: welk certificaat is vereist, kun je een externe partner inschakelen? Het antwoord wordt teruggestuurd met een bronvermelding. Lilian: „Dat is echt een redder in nood in die laatste stressvolle momenten waarin je nog scherp moet blijven.”
Brainial Brainial Brainial vervanging voor een offertebeheerder
"Brainial absoluut Brainial vervanging voor een offertebeheerder. Het is een hulpmiddel," zegt Lilian. En dat ziet ze ook in de praktijk terug. Het onderzoek en de administratieve kant van het aanbestedingsproces vallen grotendeels weg. "Je hoeft eigenlijk alleen maar de vereiste certificaten voor te bereiden en in te dienen. Daardoor komt er tijd vrij voor het strategische werk, wat veel meer voldoening geeft."
Brandon legt uit waarom ze hebben gekozen voor een gespecialiseerde aanbestedingstool in plaats van generieke AI: "Brainial beschikt over een stevige basis van kennis en expertise rondom het gehele aanbestedingsproces. En omdat zoveel verschillende soorten bedrijven het platform gebruiken, wordt het steeds beter. Een zelfontwikkelde tool kan daar simpelweg niet tegenop."
De eerste stap is het halve werk
"Gewoon doen. Blijf nuchter en blijf nadenken." Dat is het advies van Lilian aan iedereen die nog twijfelt of hij AI in zijn aanbestedingsproces wil inzetten. Begin niet met een testcase, maar met een echte. Precies zoals Draaijer Heyday heeft gedaan. Benieuwd wat dat voor uw aanbestedingsproces zou kunnen betekenen? Vraag een demo aan viadeze link.
