Jorritsma Bouw heeft de tijd die nodig is voor het opstellen van offertes verkort dankzij Brainial

Het analyseren van een selectierichtlijn van 50 pagina’s is een hele klus. Het kan uren van je kostbare tijd in beslag nemen, maar het is een cruciale stap bij het opstellen van een sterke offerte. Voor Hermien Terwisscha van Scheltinga, coördinator prekwalificatie bij Jorritsma Bouw, is dat urenlange proces veranderd in een snelle en eenvoudige klus die nu slechts 2 minuten duurt.

Dankzij Brainial betekent dit dat ze minder tijd kwijt zijn aan het doorploegen van documenten en meer tijd hebben om hun strategie aan te scherpen, sterkere offertes op te stellen en tegenstrijdigheden op te sporen voordat er iets wordt ingediend. In dit artikel kom je te weten waarom Jorritsma Bouw voor Brainial heeft gekozen en hoe het opstellen van offertes sneller, slimmer en een stuk leuker is geworden.

‍

Over Jorritsma Bouw

Jorritsma Bouw, in 1880 opgericht door Johannes Jorritsma in een grachtenhuis in Bolsward, is uitgegroeid tot een van de grootste bouwbedrijven in Noord-Nederland. Met ongeveer 250 medewerkers en een jaarlijkse omzet van meer dan 100 miljoen euro zijn ze actief op het gebied van utiliteitsbouw, woningbouw en industriële projecten – van kleine renovaties tot grootschalige, technisch complexe bouwprojecten. Ook na vijf generaties is het bedrijf nog steeds in familiebezit en actief in de bouw.

Net als bij veel bouwbedrijven aanbestedingen een essentieel onderdeel van de manier waarop Jorritsma aan zijn projecten komt. Het team verzorgt het volledige aanbestedingstraject: van reacties op prekwalificaties tot definitieve offertes, voor een breed scala aan projecttypes en opdrachtgevers. Juist die verscheidenheid maakt het proces zo veeleisend: elke aanbesteding vereist een aanpak op maat, een zorgvuldige analyse van de documenten en nauwe afstemming tussen de verschillende vakgebieden.  

Als die eerste analysestap dus ineens minuten in plaats van uren duurt, bespaart dat het team enorm veel tijd. Hoe efficiënt en nauwkeurig het team elke aanbesteding afhandelt, heeft een directe invloed op welke aanbestedingen ze binnenhalen.

‍

“De demo was genoeg om me te overtuigen”

Chris Wesselink, directeur Inkoop en Partnerschappen, was workflow enige tijd op zoek naar manieren om AI in workflow van Jorritsma te integreren. In april woonde hij een Brainial bij en dat was genoeg om hem te overtuigen om over te stappen naar ons platform. "De oprichters van Brainial diepgaande vakkennis. Ze begrijpen hoe wij denken en hoe wij werken. Een van hen heeft een achtergrond in de bouw. Al deze factoren samen maken Brainial beste partner om ons aanbestedingsproces naar een hoger niveau te tillen."

De introductie was gestructureerd en praktijkgericht: vier werksessies waarin het kernteam van Jorritsma door onze medewerkers werd ingewerkt in de werking van het platform. Geen langdurige implementatie, geen IT-project dat maanden in beslag nam – al binnen korte tijd maakten Hermien, Chris en het aanbestedingsteam gebruik van Brainial lopende aanbestedingen.

‍

Een andere (maar betere) manier van werken

Het verschil met hun oude manier van werken was meteen merkbaar. Waar Hermien voorheen de uitgebreide selectierichtlijnen pagina voor pagina moest doorwerken, brengt Brainial direct de relevante informatie naar voren. "Dankzij de analysemogelijkheden van Brainial krijg ik nu binnen vijf minuten een duidelijk overzicht van een selectierichtlijn van 50 pagina’s."

Dat is niet alleen een tijdwinst, het heeft de manier waarop het team zich op een offerte voorbereidt volledig veranderd. In plaats van uren (of soms zelfs een hele dag) te besteden aan het lezen en structureren van documenten voordat er ook maar één woord is geschreven, kan het team nu direct aan de slag met het deel waarvoor hun expertise daadwerkelijk nodig is. De analyse is een uitgangspunt, geen knelpunt dat het team in zijn greep houdt.

Ze kunnen niet alleen veel sneller werken, maar profiteren ook van het feit dat onze tool inconsistenties signaleert. Wanneer twee delen van een document tegenstrijdige informatie bevatten, wijst Brainial je daarop. Bijvoorbeeld: bij vragen over technische competenties voor twee specifieke percelen, signaleert de tool twee tegenstrijdige antwoorden in verschillende delen van hetzelfde document. Dat soort tegenstrijdigheden zie je gemakkelijk over het hoofd als je handmatig leest en onder tijdsdruk staat. Hermien verwerkt die bevindingen nu in het formele verzoek om verduidelijking, waardoor het risico wordt beperkt nog voordat er ook maar één voorstel is ingediend. Chris voegt hieraan toe: Brainial verzint de antwoorden niet. Als de informatie niet in de documenten staat, verschijnt er niets. We kunnen de antwoorden ook zelf valideren.”

‍

Van analyse tot concept in een handomdraai

Het team zorgt er niet alleen voor dat de analyse een stuk sneller verloopt, maar gebruikt Brainial ook Brainial in minder tijd sterkere selectieteksten te schrijven. De eerste stap bij elke aanbesteding is een sterke reactie op de prekwalificatie, zodat je wordt uitgenodigd om een prijsvoorstel in te dienen. Hermien stemt deze teksten zorgvuldig af op de specifieke wensen en eisen van de klant. Ze weet welke referenties het beste werken voor een klant in de onderwijssector versus een klant in de industriële sector, en welke formuleringen aanslaan. aanbestedingen mappen en oude documenten doorzoeken om het juiste materiaal uit eerdere aanbestedingen te vinden, nu is het een zoekopdracht die binnen enkele seconden resultaat oplevert.

Chris: „Met minder inspanning krijgen we meer inzicht. We komen nu veel sneller tot een concept dat we intern kunnen delen. Brainial leert ook van de feedback die we van klanten krijgen. Dankzij die feedbackloop, die in het platform is ingebouwd, wordt de kwaliteit van onze voorstellen in de loop van de tijd steeds beter.”

‍

Wat nu?

De volgende stap voor het offerte-team bij Jorritsma is het uitbreiden van de toegang. Het huidige kernteam, bestaande uit een offerte-opsteller, een bedrijfsjurist, een manager calculatie en engineering en verschillende projectmanagers, krijgt binnenkort versterking van ingenieurs en calculators. Omdat de volledige specificatie in Brainial staat, kunnen zij zelf de projectdetails opzoeken: wie waarvoor verantwoordelijk is, wat er is afgesproken en wat nog openstaat.

Chris verwacht binnen een jaar 60 aanbestedingen in Brainial te hebben. Hermien zegt het duidelijk: "We hebben nu meer tijd om nog betere plannen op te stellen." En die tijd is van belang. Het geeft het team de ruimte om scherpere keuzes te maken, offertes op te stellen die beter aansluiten bij de klant, en van goede plannen plannen te maken die meer kans maken om te winnen.

‍

De korte versie

Jorritsma Bouw heeft de tijd die nodig is om een duidelijk overzicht te krijgen van aanbestedingsdocumenten teruggebracht van uren tot minuten. Ze signaleren tegenstrijdigheden nog voordat ze een offerte indienen en stellen in minder tijd sterkere offertes op. Bovendien bouwen ze een steeds groter wordende bibliotheek met kennis over aanbestedingen op, waar het hele team gebruik van kan maken.

Dat is wat er gebeurt als een team niet langer tegen zijn tools in gaat en gaat werken met een tool die echt bij hen past. Wil je hetzelfde voor jouw team? Boek dan een demo bij Brainial