Hoe McCoy & Partners zijn aanbestedingsproces heeft getransformeerd met Brainial
Van drie weken naar twee dagen: hoe McCoy & Partners zijn aanbestedingsproces heeft getransformeerd met Brainial
Jacques Scheutjens weet precies wat er gebeurt als er een aanbestedingsdossier van 400 pagina’s op zijn bureau belandt. Dan begint de zoektocht: oude e-mails, gedeelde mappen en het collectieve geheugen van collega’s. Als Sales & Marketing Manager bij McCoy & Partners, een SAP-implementatiepartner met zo’n 350 medewerkers in Nederland, heeft hij dit aan den lijve ondervonden.
Het bedrijf voert per jaar acht to tien aanbestedingen uit; projecten die meer dan een jaar kunnen duren en waarbij gedurende meerdere maanden tientallen mensen betrokken zijn. Er moest een betere manier zijn. In dit klantverhaal legt Jacques uit hoe McCoy & Partners met Brainial de tijd die nodig is om aanbestedingsvragenlijsten in te vullen, heeft teruggebracht van drie weken tot slechts twee dagen.
Pas na dagen werk kon je daadwerkelijk starten
Voordat Brainial werd ingevoerd, verliep het hele aanbestedingsproces handmatig. Bij elke nieuwe aanbesteding moest de zoektocht helemaal opnieuw beginnen. „Je kon alleen maar hopen dat je de juiste collega kon vinden die het zich nog herinnerde, of dat de documenten ergens lagen waar je ze kon terugvinden,” zegt Jacques. Aangezien aanbestedingen honderden of zelfs duizenden vragen bevatten , kon alleen al die zoektocht dagen in beslag nemen. Grote aanbestedingen bestaan uit tientallen afzonderlijke documenten, waarin dezelfde eis op verschillende plaatsen anders kan worden geformuleerd. Dergelijke tegenstrijdigheden zijn bij handmatige controle vrijwel onmogelijk op te sporen.
McCoy & Partners was niet actief op zoek naar een nieuwe oplossing. Na demonstratie van het platform was McCoy & Partners direct overtuigd. Twintig kwalificatievragen werden automatisch beantwoord op basis van de geüploade aanbestedingsdocumenten. Wat voorheen dagen in beslag nam, kostte nu slechts enkele minuten. Voor Jacques was dat voldoende bewijs. "Sinds we de demo van Brainial hebben gezien, heb ik geen alternatieven meer bekeken", zegt hij. "En ik heb daar ook geen behoefte aan."
Van kwalificatie tot ingevulde vragenlijsten in twee dagen
Tegenwoordig gebruikt McCoy & Partners Brainial vanaf het moment dat een aanbesteding binnenkomt. De eerste vraag is altijd: is deze kans de moeite waard om na te streven? Om die vraag te beantwoorden, werkt het team met een standaardreeks van ongeveer twintig kwalificatievragen:
- Is er een budget?
- Past dit toepassingsgebied bij ons bedrijf?
- Is de markt relevant?
Vroeger moest iemand handmatig stapels documenten doorwerken om die vragen te beantwoorden. Nu levert Brainial direct de antwoorden op basis van de geüploade documentatie. De grootste verbetering zit hem in de vragenlijstfunctie. Bij aanbestedingen van tientallen of zelfs honderden vragen exporteert McCoy & Partners de vragenlijst naar Excel en uploadt deze naar Brainial.
Brainial koppelt Brainial elke vraag aan antwoorden uit eerdere aanbestedingen. „Vroeger waren we drie weken bezig om 80% van de vragenlijst in te vullen,” zegt Jacques. „Nu doen we dat in twee dagen.”
Het vertrouwen groeit met elke aanbesteding
Toen het team Brainial voor het eerst gebruikte, was er natuurlijk enige scepsis. Heeft het platform dit detail echt opgemerkt? Zijn deze antwoorden wel correct? „Hoe vaker je ermee werkt, hoe meer je merkt dat Brainial in ongeveer 90% van de gevallen de juiste antwoorden geeft, mét de juiste context. Het platform doet het zware werk, maar jij beslist uiteindelijk nog steeds wat er wordt ingediend,” zegt Jacques. Hij controleert niet langer alle twintig kwalificatievragen handmatig. "'Goed genoeg' is eigenlijk een understatement. Ze zijn gewoonweg goed."
Bronvermeldingen spelen een belangrijke rol bij het opbouwen van dat vertrouwen. Teamleden kunnen direct zien waar een antwoord vandaan komt: uit welke eerdere aanbesteding en in welke context. Soms geeft Brainial een antwoord zonder bronvermelding, bijvoorbeeld wanneer er geen vergelijkbaar precedent in de kennisbank bestaat. Het platform geeft dit ook duidelijk aan, zodat het team kan herkennen wanneer aanvullende handmatige controle nodig is.
Minder gedoe, meer focus
Voor Jacques is de grootste verandering de manier waarop het team nu aanbestedingen aanpakt. „Een offerte opstellen is veel werk en een hoop gedoe”, zegt hij. „Collega's zijn blij met de ondersteuning door het Brainial platform..” Het opstarten van een aanbesteding voelt veel minder intimiderend, omdat de voorbereidingsfase veel minder inspanning vergt.
De tijd die voorheen werd besteed aan het doorzoeken van documentatie en het opzoeken van oude antwoorden, wordt nu geïnvesteerd in het opstellen van sterkere offertes. Meer tijd voor de inhoud. Meer tijd voor wat een winnende offerte echt onderscheidt. Jacques ziet dat Brainial iedere maand wordt verrijkt met nieuwe features. Elke maand komen er nieuwe functies bij, en elke maand ontdekt het team weer een nieuwe manier om het aanbestedingsproces te verbeteren.
Klaar om sneller van offerte naar antwoord te gaan?
Wil je ook de aanbestedingsproces verbeteren en versneller met behulp van tenderspecifieke tooling, boek dan een demo en ontdek hoe het Brainial platform jou kan helpen.
