.jpg)
CSU, het grootste schoonmaakbedrijf van Nederland, haalt een groot deel van zijn omzet uit openbare aanbestedingen. Inefficiënt aanbestedingsmanagement was daarom een kostbaar probleem. "Het aanbestedingsproces is een veelkoppig monster", zegt commercieel directeur Ruud van Swieten. "We verliezen veel tijd met het lezen en analyseren van teksten, met het risico dat we belangrijke details over het hoofd zien." Daarom implementeerde CSU de AI-gestuurde tendermanagementsoftware van Brainial.
CSU heeft meer dan 10% van de markt in handen en bedient duizenden klanten, van lokale tandartspraktijken en basisscholen tot ziekenhuizen en universiteiten. Ruud heeft in zijn 25 jaar bij de organisatie veel ervaring opgedaan met het aanbestedingsproces. "Ik ben verantwoordelijk voor juridische zaken met betrekking tot openbare aanbestedingen, relatiebeheer, gegevens en de voortdurende ontwikkeling van ons aanbestedingsproces," legt Ruud uit. Vanuit deze expertise zag hij waar technologie het verschil kon maken.
Openbare aanbestedingen zijn cruciaal voor de groei van CSU. Ongeveer 60% van hun omzet komt uit aanbestedingen. Met een team van ongeveer 35 specialisten werkt de organisatie aan het analyseren en beantwoorden van complexe aanbestedingen. Meestal onder strakke deadlines.
"Het aanbestedingsproces is een veelkoppig monster", legt commercieel directeur Ruud van Swieten uit. "Bij een aanbesteding krijg je vaak een stapel documenten: van specificaties en inkoopvoorwaarden tot conceptovereenkomsten en KPI's. Alles moet worden bekeken, begrepen en geanalyseerd om goede beslissingen te kunnen nemen en een sterk voorstel te kunnen maken. Alles moet worden bekeken, begrepen en geanalyseerd om goede beslissingen te nemen en een sterk voorstel te maken. Dat kost enorm veel tijd."
Om deze uitdaging aan te gaan, werkt CSU al enkele maanden met Brainial als slimme assistent in hun aanbestedingsproces. De AI-gestuurde software voor aanbestedingsbeheer helpt bij het doorzoeken van documenten, het identificeren van risico's en het ophalen van relevante informatie uit eerdere aanbestedingen.
"Brainial is op dit moment vooral een add-on voor ons," legt Ruud uit. "We gebruiken het als een handig hulpmiddel om sneller en grondiger tot go/no-go beslissingen te komen. Bijvoorbeeld om snel te zien wat alle documenten zeggen over duurzaamheid. Vervolgens zet onze expert alle relevante onderdelen in één keer op een rij, wat handig is voor een goede samenvatting en een goed onderbouwd advies. Dat bespaart niet alleen tijd, maar geeft je ook het vertrouwen dat je niets over het hoofd ziet."
Ze zijn van plan om Brainial volledig te integreren in het systeemlandschap van CSU, inclusief koppelingen met andere systemen zoals SharePoint en hun ERP. Op deze manier willen ze toewerken naar een slimmer, efficiënter en consistenter aanbestedingsproces.
De samenwerking tussen CSU en Brainial draait niet alleen om efficiëntie. CSU is ook actief betrokken bij de Code voor Verantwoordelijk Marktgedrag, de sociale standaard binnen de schoonmaakbranche, gericht op respect voor schoonmakers, duurzame inzetbaarheid, transparantie en eerlijke prijzen.
Ruud, bestuurslid van de Code, zag een kans om AI ook hier een maatschappelijke bijdrage te laten leveren. Studenten van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam onderzochten hoe thema's uit de Code de afgelopen jaren zijn opgedoken in aanbestedingen . Door de hoeveelheid data en het ontbreken van een uniforme analysemethode dreigde het onderzoek vast te lopen.
Op voorstel van CSU stelde Brainial zijn tool en support gratis beschikbaar. Hierdoor konden de studenten gericht analyseren en in korte tijd patronen blootleggen. Wat hadden ze erover te zeggen? "Zonder Brainial was het nooit gelukt."
Hoewel we nog maar net begonnen zijn, is CSU positief over de samenwerking met Brainial. De software helpt nu al om risico's sneller te identificeren en dubbel werk te voorkomen. Maar Ruud ziet nog veel meer mogelijkheden.
"Het gaat niet alleen om tijdsbesparing," benadrukt Ruud. "Het gaat ook om het beter in kaart brengen van de risico's die onmiskenbaar verbonden zijn aan aanbestedingen. We willen consistente, goed onderbouwde voorstellen maken die voldoen aan onze normen EN aan de verwachtingen van de klant. Brainial helpt daarbij."
Ontdekken hoe je meer aanbestedingen kunt winnen met Brainial? Plan hier uw demo.
