Verspil je tijd niet met het opzetten van een tender tekst bibliotheek

In gesprekken met verschillende bedrijven hebben we geleerd dat veel aanbestedingsteams een tender teksten bibliotheek proberen te gebruiken om de inspanning te verminderen en de kwaliteit van de reacties op de aanbesteding te verhogen. De aanbestedingstermijnen worden steeds korter, terwijl de documentatie steeds uitgebreider wordt.

Door gebruik te maken van een centrale kennisbank met uw ervaring, staat van dienst en bedrijfsbrede informatie kunt u sneller en aantrekkelijker reageren op aanbestedingen van hoge kwaliteit. Bibliotheken voor aanbestedingsinhoud hebben als doel herbruikbare content te bieden, zodat tijd en moeite bij het telkens opnieuw creëren van informatie worden verminderd, terwijl kwaliteit en nauwkeurigheid behouden blijven. Uiteraard kan het knippen en plakken van eerdere reacties op aanbestedingen de kracht van de aanbieding en je reputatie in diskrediet brengen. Ondanks de schijnbare voordelen van een aanbestedingsinhoudsbibliotheek, werkt het in de praktijk absoluut niet!

‍

Met de beste bedoelingen spenderen veel aanbestedingsteams vele uren aan het opbouwen van inhoudsbibliotheken in de rustige periodes van het jaar in de hoop dat ze gebruik kunnen maken van de recreatie van de inhoud wanneer de druk hoog is. We hebben teams gezien die tijdens de zomermaanden hun tijd besteedden aan het labelen van historische reacties op aanbestedingen en het vullen van inhoudsbibliotheken in zowel professionele systemen als zelfgemaakte systemen, waaronder Excel-spreadsheets. Meestal lukt het ze niet om de inhoudsbibliotheek volledig te vullen en krijgen ze te maken met de volgende problemen:

• Er staat niet genoeg inhoud in de bibliotheek;
• Het is moeilijk om informatie te vinden in de tender teksten bibliotheek;
• Er is geen tijd om de inhoudsbibliotheek up-to-date te houden;
• Er is niemand die eigenaar wordt en er bestaat al snel een oude inhoudsbibliotheek. 

‍

Bij Brainial geloven we sterk dat het opzetten van een tender teksten bibliotheek op de traditionele manier een enorme verspilling van tijd is. Door Brainial Tender Assist te gebruiken, wordt elk stuk tekst en paragraaf geclassificeerd en gelabeld. Alle aanbestedingsinhoud en documenten zijn volledig doorzoekbaar gemaakt, zowel letterlijk als in de context van het trefwoord. Binnen een mum van tijd kan elke inhoud direct worden gevonden. De smart search van Brainialkan worden gebruikt binnen de context van een aanbesteding, maar ook voor alle (historische) aanbestedingsgegevens. Er kunnen filters worden ingesteld en de smart search functionaliteit kan worden gebruikt om direct alles te vinden op documentniveau, maar ook op paragraafniveau. Handige functionaliteiten zoals het bekijken van het document, het bekijken van de documentpagina waarop het zoekresultaat verschijnt, een klikbare verwijzing naar het aanbestedingsproject, een verwijzing naar de klant en de uitkomst van de aanbestedingsevaluatie kunnen worden gebruikt om snel de inhoud te selecteren die het beste bij uw behoeften past.

‍

Wij geloven dat hergebruik en re-purposing niet hetzelfde is als knippen en plakken. Het gebruik van stukjes en beetjes uit je reacties op aanbestedingen uit het verleden kan je helpen bij het versnellen van uw reactie op een aanbesteding en het gebruiken als een startpunt om te beschrijven hoe je de behoefte van de klant begrijpt en hoe je op unieke wijze de problemen van de klant kunt oplossen. Met Brainial kun je gemakkelijk en direct alle aanbestedingsinformatie vinden die je maar wilt. Wil je het uitproberen? Reserveer een demo en we kunnen het voor je opzetten.

‍