Uit gesprekken met verschillende bedrijven hebben wij vernomen dat veel tenderteams gebruik proberen te maken van een tender teksten bibliotheek met het doel de inspanning te verminderen en de kwaliteit van de inschrijvingen te verhogen. De termijnen voor aanbestedingen worden steeds korter, terwijl de documentatie uitgebreider is geworden. Gebruik maken van een centrale kennisbank van uw ervaring, track record, en bedrijfsbrede informatie om sneller kwaliteitsantwoorden te creëren, klinkt aantrekkelijk. Om de tijd en moeite te verminderen die het telkens opnieuw creëren van inhoud met zich meebrengt, terwijl de kwaliteit en nauwkeurigheid van de informatie strak onder controle worden gehouden, dienen tender content bibliotheken een doel waar inhoud herhaalbaar is. Uiteraard kan het gewoon knippen en plakken van eerdere aanbestedingsreacties de kracht van het aanbod en uw reputatie in diskrediet brengen. Ondanks de ogenschijnlijke voordelen van een tender content bibliotheek, werkt het in de praktijk absoluut niet!
Met de beste bedoelingen besteden veel tenderteams vele uren aan het opbouwen van contentbibliotheken in de rustige perioden van het jaar, in de hoop dat ze de recreatie van de content kunnen benutten wanneer de druk op de ketel komt. Wij hebben gezien hoe teams tijdens de zomermaanden hun tijd besteden aan het labelen van historische aanbestedingsreacties en het vullen van contentbibliotheken in zowel professionele systemen als zelfgemaakte systemen, waaronder Excel-spreadsheets. Meestal zijn ze niet in staat om de contentbibliotheek volledig te vullen en worden ze geconfronteerd met de volgende problemen:
Bij Brainial zijn wij ervan overtuigd dat het opzetten van een tender teksten bibliotheek op de traditionele manier een enorme tijdverspilling is. Door gebruik te maken van Brainial Tender Assist , wordt elk stukje tekst en elke alinea geclassificeerd en gelabeld. Alle aanbestede content en documenten zijn volledig doorzoekbaar gemaakt, zowel letterlijk als in de context van het trefwoord. Binnen een mum van tijd kan elke inhoud direct worden gevonden. Brainial's smart search functionaliteit kan worden gebruikt binnen de context van een aanbesteding, maar ook voor alle (historische) aanbestedingsgegevens. Filters kunnen worden ingesteld en smart search functionaliteit kan worden gebruikt om direct alles te vinden op documentniveau, maar ook op paragraafniveau. Handige functionaliteiten zoals het bekijken van het document, het bekijken van de documentpagina waarop het zoekresultaat zich bevindt, een aanklikbare verwijzing naar het aanbestedingsproject, een verwijzing naar de klant en het resultaat van de aanbestedingsevaluatie kunnen worden gebruikt om snel de inhoud te selecteren die het beste bij uw behoeften past.
Wij geloven dat hergebruik en re-purposing niet hetzelfde is als knippen en plakken. Het gebruik van tekstdelen uit uw beantwoordingen op aanbestedingen uit het verleden kan u helpen bij het versnellen van uw offerteaanvraag en het gebruiken als een startpunt om te beschrijven hoe u de behoefte van de klant begrijpt en hoe u de problemen van de klant op unieke wijze kunt oplossen. Met Brainial kunt u gemakkelijk en direct alle aanbestedingsinformatie vinden die u maar wilt. Wilt u het uitproberen? Boek dan een demo en wij regelen het voor u.
