Een aanbestedingstekst in een halve dag? Bij Lelie Zorggroep is dat mogelijk.

Een aanbestedingstekst in een halve dag? Lelie Zorggroep doet het met Brainial.

Als regioadviseur bij Lelie Zorggroep, een zorgorganisatie die in heel Nederland thuiszorg, verpleeghuiszorg en ambulante hulpverlening biedt, horen aanbestedingen erbij. Want voor elk nieuw zorgcontract met een gemeente of zorgkantoor moet er een volledig voorstel op tafel liggen. Veel werk, veel documenten en weinig ruimte voor fouten.

Martine Dekker, regioadviseur bij Lelie Zorggroep, kende die werkdruk maar al te goed. Totdat ze aan de slag ging met de Proposal Writer van Brainial. “Waar ik vroeger voor één onderdeel van een aanbesteding soms al een hele dag kwijt was aan onderzoek, interviews, herschrijven en het verwerken van feedback, doe ik dat nu binnen een halve dag.” In dit artikel lees je hoe Martine te werk gaat.

Veel tijd kwijt aan het uitzoeken van de juiste eisen
De uitdaging bij aanbestedingen zit meestal niet alleen in het schrijven zelf, maar ook in alles wat eraan voorafgaat: uitzoeken wat de aanbestedende partij precies vraagt, welke eisen er zijn en wat je vooral niet over het hoofd mag zien. Aanbestedingsdocumenten zijn vaak dik en complex, waardoor de kans groot is dat je iets over het hoofd ziet.

Martine: “Je wilt er zeker van zijn dat je geen eisen over het hoofd ziet. Dat zoekwerk kostte me altijd veel tijd. Toen ik hoorde over de Proposal Writer van Brainial, besloot ik het meteen uit te proberen. De tool leest aanbestedingsdocumenten automatisch uit, haalt alle relevante eisen eruit en stelt op basis van eerdere trajecten en bestaande kennisdocumenten een conceptvoorstel op. Daardoor hoef ik niet meer zelf door stapels documenten te spitten, wat enorm scheelt in tijd.”

Zo pakt Martine een nieuwe aanvraag aan
Hoe werkt de Proposal Writer precies? Martine legt het uit: “Zodra ik de aanbestedingsdocumenten upload, haalt Brainial alle relevante eisen en antwoorden uit eerdere projecten. Binnen korte tijd ligt er al een eerste versie klaar. Alle bronnen zijn zichtbaar, zodat ik precies kan zien waar elk antwoord vandaan komt en of het nog klopt. Dat geeft me veel vertrouwen.”

Vanuit die basis bouwt ze verder, geeft ze het voorstel een persoonlijke invulling en werkt ze het af in overeenstemming met de huisstijl en strategie van Lelie Zorggroep. “Het zware werk is al gedaan, ik hoef alleen nog bij te sturen en af te ronden. Daardoor bespaar ik tijd en heb ik meer overzicht in het proces.”

Het verschil? Een aantal dagen werden een aantal uren
Tegenwoordig ziet de werkdag van Martine er heel anders uit. “Vroeger begon ik ’s ochtends aan een aanbestedingstekst en was ik aan het einde van de dag nog steeds bezig,” vertelt Martine. “Dan zat ik urenlang documenten door te kijken, eisen bij elkaar te zoeken en alles handmatig uit te schrijven. Dat was gewoon hoe het hoorde.”

Ook sneller van vraag naar voorstel?
Voor Martine is duidelijk wat Brainial : minder zoekwerk, meer overzicht en meer tijd voor de inhoud. Brainial een AI-platform dat specifiek is ontwikkeld voor tendermanagement en de hele bidcyclus ondersteunt. De Proposal Writer is een feature het platform die het tijdrovende zoek- en schrijfwerk rondom aanbestedingen , zodat het team zich kan focussen op de inhoud, kwaliteit en strategie van het voorstel in plaats van op het zoeken naar eisen.

Benieuwd hoe onze aanbestedingsspecifieke software er in de praktijk uitziet? Boek een demo en ontdek het zelf.

‍