Heijmans van tedere chaos naar helderheid met Brainial

Van regionale projecten tot complexe landelijke opdrachten: bij een succesvolle speler als bouwbedrijf Heijmans staat het aanbestedingsproces nooit stil. Succesvol, dat wel, maar ook gevuld met stapels documenten, talloze vergaderingen en eindeloze Excel-sheets.

"Soms was ik 's avonds nog bezig met het doornemen van dossiers om er zeker van te zijn dat ik niets over het hoofd zag", zegt Stefvan Breed, afdelingshoofd bij Heijmans Infra in de regio Noordwest.

Hij vertelt hoe zijn team afscheid nam van handmatig werk en verspreide benaderingen. En hoe Brainial nu rust, structuur en focus brengt in een proces dat nooit stilstaat. "Je realiseert je ineens: het hoeft niet meer zo."

Handmatig werk en gefragmenteerde informatie

Heijmans is al meer dan honderd jaar een vertrouwde naam in de Nederlandse bouwsector. Toch ging het aanbestedingsproces tot voor kort nog gepaard met enorm veel handmatig werk, legt Stefvan uit. "Aanbestedingen kwamen binnen via TenderNed. We lazen ze van begin tot eind en maakten een samenvatting, terwijl we op zoek gingen naar de juiste documenten."

Elke regio had ook zijn eigen manier van werken. "Ik had een e-mailsjabloon met vragen, terwijl anderen in Excel-bestanden werkten. Er was geen uniforme aanpak, waardoor informatie versnipperd was en kennis moeilijk terug te vinden. Bestanden zaten verstopt in mappen of werden apart opgeslagen. En als je een collega wilde updaten, moest je vaak helemaal opnieuw beginnen."

Orde brengen in de chaos  

Via Paul Jezeer, die vroeger bij Heijmans werkte maar nu deel uitmaakt van het Brainial team, kwam Stefvan voor het eerst in contact met Brainial.

"Hij vertelde me over een demo die hij had bijgewoond van een systeem dat meteen aan het begin van het aanbestedingsproces duidelijkheid schept. Ik zag meteen dat wij ook zoiets nodig hadden. Het zou ons enorm veel tijd besparen. En het belangrijkste: het zou ons in staat stellen om naar een uniforme manier van werken te gaan, waarbij alles op één plek toegankelijk is."

Verdiend vertrouwen

Omdat Paul zowel Brainial als Heijmans door en door kent, verliep de implementatie soepel. Toch deed Stefvan's team aanvankelijk veel dubbel werk. "De tool moest zich nog bewijzen in de praktijk. Maar we zagen al snel hoe goed de AI presteerde."

Vandaag vertrouwt Stefvan volledig op het systeem: "s Ochtends open ik mijn Tender Alert, scan alle relevante aanbestedingen en focus alleen op de uitzonderingen."

In het begin was niet iedereen overtuigd. "Vooral collega's die vasthielden aan hun vertrouwde Excel-methoden hadden tijd nodig om zich aan te passen. Maar ik neem graag het voortouw en nu gebruiken zij de tool ook met het volste vertrouwen."

Efficiënt werken, minder late nachten

Inmiddels gebruikt Heijmans Brainial niet alleen voor het initiële scannen, maar ook voor het schrijven van projectvoorstellen met de Proposal Writer en het ophalen van specifieke aanbestedingseisen via de Tender Chat. "Je stelt een vraag en krijgt direct het juiste document, met de juiste paragraaf gemarkeerd."

"Alles wat ik al heb bekeken, is ook zichtbaar voor anderen. Dat is ontzettend handig. Zo hoef je niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden of dubbel werk te doen. Daardoor hoef ik mijn avonden niet meer te besteden aan het controleren van aanbestedingen en dossiers: Ik ga met een gerust hart naar huis. Deze efficiëntie maakt tijd vrij om me op andere belangrijke zaken te concentreren," zegt Stefvan.

Samenwerking met Brainial

Stefvan is niet alleen enthousiast over de software zelf, maar ook over de samenwerking met Brainial. "We hebben maandelijkse vergaderingen en via de feedbackfunctie kunnen alle gebruikers input delen. Bovendien krijgen we de kans om actief mee te denken over nieuwe functies."

Dat Brainial zo goed aansluit op het aanbestedingsproces maakt volgens Stefvan een enorm verschil. "Het is geen generiek systeem; het volgt echt onze manier van werken. En omdat Paul onze praktijk kent, kunnen we snel schakelen."

Vrede, ruimte en helderheid

"Dankzij Brainial heb ik nu veel meer rust, ruimte en duidelijkheid in mijn werk. Ik hoef niet meer alles zelf te onthouden, wat me de vrijheid geeft om me weer echt te focussen op inhoud en strategie."

Wil je meer rust, ruimte en duidelijkheid brengen in je eigen aanbestedingsproces? Plan een demo en ervaar zelf hoe Brainial's aanbestedingsspecifieke AI jouw team kan support .

‍

‍