Hoe Brainial onderdeel werd van het tenderproces én het team van Breedweer

Net als Breedweer sneller weten waar je aandacht naartoe moet? Barry... Uh, Brainial brengt je aanbestedingsstukken, eerdere tenderkennis en beoordelingen samen in één omgeving. Zo bepaal je sneller of een tender de moeite waard is, vind je veel sneller relevante kennis uit eerdere aanvragen terug en bouw je sneller aan een sterke eerste versie. Boek een demo en ontdek hoe Brainial tijd vrijmaakt voor het deel van je tender waarmee je uiteindelijk het verschil maakt.

Hoe Brainial zo’n vaste plek kreeg in het tenderproces van Breedweer en wat ‘Barry’ vandaag allemaal voor het team doet? Dat lees je in deze case.

De komst van AI schudde de boel op
Facilitair dienstverlener Breedweer werd tientallen jaren geleden opgericht in de gelijknamige wijk, in Heemskerk. In korte tijd is het bedrijf enorm gegroeid en behoort het zelfs voor de zevende keer op rij tot de Top 250 snelstgroeiende bedrijven van Nederland. Door die groei dingt Breedweer regelmatig mee naar grotere opdrachten via aanbestedingen. “We merkten dat veel aanbestedingen dezelfde kwaliteitsvragen bevatten, waardoor we vaak handmatig aan het terugzoeken waren in eerdere tenders,” vertelt commercieel medewerker Jeffrey La Rooij. 

Facilitair dienstverlener Breedweer werd tientallen jaren geleden opgericht in de gelijknamige wijk, in Heemskerk. In korte tijd is het bedrijf enorm gegroeid en behoort het zelfs voor de zevende keer op rij tot de Top 250 snelstgroeiende bedrijven van Nederland. Door die groei dingt Breedweer regelmatig mee naar grotere opdrachten via aanbestedingen. “We merkten dat veel aanbestedingen dezelfde kwaliteitsvragen bevatten, waardoor we vaak handmatig aan het terugzoeken waren in eerdere tenders,” vertelt commercieel medewerker Jeffrey La Rooij.

Handmatig zoeken naar kwaliteitseisen
Omdat veel tenderaanvragen dezelfde kwaliteitsvragen bevatten, keek het team bij een nieuwe tender vaak terug naar eerder geschreven teksten. “Dat was best een zoektocht,” legt Jeffrey uit. “We werkten voorheen gewoon vanuit een schijf in de cloud. Per aanbesteding bestonden er verschillende mapjes en documenten: de aanbestedingsstukken, een calculatie en een map met teksten en evaluaties.”  

Tijdens het schrijven hadden Jeffrey en z’n team op het ene scherm een oude tender en op het andere scherm een leeg Word-document openstaan. “Niet om stukken één op één over te nemen, maar om inspiratie en aanpakken uit eerdere tenders mee te nemen in een nieuw tendervoorstel. Welke teksten gebruik je? En welke waren goed of juist minder goed beoordeeld? Daar gingen al snel de nodige uren (of soms zelfs dagen) in zitten.”

De wereld versnelde, maar het aanbestedingsproces liep achter.
Naarmate werkprocessen slimmer en sneller werden, begon het handmatige aanbestedingsproces steeds meer achterhaald te raken. "Als AI-tools alles zoveel sneller kunnen maken, waarom was ons aanbestedingsproces dan nog grotendeels handmatig? Dat kan toch zeker veel efficiënter, dachten we." Zo kwam het bedrijf uiteindelijk tot de ontdekking van AI-tools. Brainial “De samenwerking voelde vanaf het begin goed aan”, zegt Jeffrey. “We werden hartelijk ontvangen en het klikte meteen.”

Tijdens de onboarding leerden Jeffrey en zijn collega's hoe onze software werkt, welke functies beschikbaar zijn en, bovenal, hoe ze de juiste vragen moeten stellen. "De input die je levert is van onschatbare waarde." Brainial Het moet goed genoeg zijn om het gewenste resultaat te behalen. Daar waren we ons terdege van bewust.” Daarom besteedde het team tijdens de implementatiefase bewust veel tijd aan het correct inrichten en vullen van de omgeving. “We plukten er meteen de vruchten van,” zegt Jeffrey. “Sterker nog, we wonnen de allereerste aanbesteding waaraan we meewerkten.” Brainial "

Brainial voelt als een collega.
Hoe meer Breedweer samenwerkte met Brainial Hoe natuurlijker het platform onderdeel werd van het aanbestedingsproces, hoe natuurlijker het dat werd. Zo natuurlijk zelfs, dat Brainial Uiteindelijk kreeg het een eigen naam. "Barry ontstond op een dag als grap," zegt Jeffrey. "Maar inmiddels appen we met Barry, krijgen we hulp van Barry en weet vrijwel iedereen wie Barry is. Hij is zo'n beetje de enige die niet met ons meegaat voor een drankje op vrijdagmiddag," grapt Jeffrey.

Dat onze software inmiddels een eigen naam heeft gekregen, zegt natuurlijk alles over hoe diep Brainial in de werkwijze van Breedweer is verankerd. “We openen de software niet alleen als we snel iets moeten opzoeken, maar Barry draait mee in iedere tender die we tegenwoordig oppakken. Het voelt echt als een extra collega die met ons meedenkt, informatie terugvindt en helpt om sneller tot een sterke eerste versie te komen,” legt Jeffrey uit.

Wat zou Barry zeggen?
binnenin Brainial Het team haalt de belangrijkste aandachtspunten uit aanbestedingen en gebruikt een vaste set vragen om snel te bepalen of een aanbesteding interessant genoeg is om verder te onderzoeken. "Dankzij Barry kunnen we ongelooflijk snel zien of een aanbesteding de moeite waard is. De tijd die we voorheen besteedden aan het uitzoeken hiervan, kunnen we nu investeren in het ontwikkelen en verbeteren van de aanbesteding." aanbestedingen "We geven het daadwerkelijk een kans." Daarna is het aan Jeffrey om te beginnen met schrijven.

Daarna is het aan Jeffrey te beginnen met schrijven. “Waar ik vroeger soms dagen kwijt was aan zoeken, vergelijken en een eerste versie opbouwen, staat er nu veel sneller een eerste concept op papier.” Daardoor kan Breedweer nu veel meer tenders naast elkaar draaien. “Ik upload de stukken en laat Brainial een eerste tekst schrijven. Natuurlijk blijft iedere tender maatwerk, maar in sommige gevallen is die eerste versie al zo sterk dat we hem zonder al te veel aanpassingen al kunnen gebruiken,” vertelt Jeffrey.

Geef je aanbestedingsteam een ​​Barry
Als Jeffrey vandaag opnieuw aanbestedingssoftware zou moeten kiezen, zou hij daar niet lang over hoeven nadenken. "We zijn ontzettend blij met onze 'nieuwe collega'. We kunnen nu aan meer projecten werken." aanbestedingen Tegelijkertijd kunnen we sneller een eerste concept ontwikkelen en onze tijd besteden aan de zaken die ons daadwerkelijk helpen een aanbesteding te winnen,” concludeert hij. Wil je net als Breedweer weten waar je je aandacht sneller op moet richten? Barry... Eh, Brainial Het brengt uw aanbestedingsdocumenten, eerdere aanbestedingservaring en evaluaties samen in één omgeving.

Zo bepaal je sneller of een tender de moeite waard is, vind je relevante kennis uit eerdere aanvragen veel sneller terug en bouw je sneller aan een sterke eerste versie.Boek een demo en ontdek hoe Brainial tijd vrijmaakt voor het deel van je tender waarmee je uiteindelijk het verschil maakt.

‍