Hoe Koninklijke Oosterhof Holman kennis uit 500 tenders hergebruikt dankzij Brainial

Als aannemer in de grond-, weg- en waterbouw is Koninklijke Oosterhof Holman van alle markten thuis. De organisatie werkt aan uiteenlopende projecten, van bruggen en wegen tot leidingen en verkeersmanagement. Deze brede mix aan specialismen vraagt ook om een heleboel verschillende soorten kennis. Daarom wordt voor iedere tender een nieuw tenderteam samengesteld. Aan EMVI-schrijver Arjan Zijlstra de schone taak om al deze input bij elkaar te brengen en te vertalen naar één sterk plan van aanpak.

In deze case vertelt Arjan waar hij in het tenderproces tegenaan liep, waarom Oosterhof Holman voor Brainial koos en hoe hij nu kennis uit zo’n 500 eerdere tenders inzet om sneller tot een sterke eerste versie van een plan te komen.

Iedere tender vraagt om een andere aanpak
Door de vele expertises schrijft Oosterhof Holman de ene keer over een brug en de andere keer over hovenierswerkzaamheden. Daarom bestaat het team tijdens iedere aanbesteding uit andere vakspecialisten, kostendeskundigen en projectmedewerkers. Arjan sluit aan bij het team dat voor die specifieke tender nodig is en brengt alle inhoudelijke input samen in één verhaal. “De technische kennis zit bij de specialisten. Ik haal die input op en vertaal die vervolgens naar een zo goed mogelijke aanbieding en een sterk plan van aanpak.”

Voordat ze Brainial gebruikten, ging dat proces op hoofdlijnen ongeveer hetzelfde, alleen een stuk minder efficiënt. “De aanloop naar een tender duurde langer,” vertelt Arjan. Informatie moest handmatig bij elkaar worden gezocht en veel kennis zat simpelweg in de hoofden van collega’s. Ook werd er soms al flink wat tijd in een aanbesteding gestoken voordat duidelijk werd dat die eigenlijk niet goed bij Oosterhof Holman paste.

Een tool die al je tenderkennis meeneemt
Met de komst van AI ging Oosterhof Holman actief op zoek naar manieren om de technologie slim in te zetten binnen hun werk. “Het tenderproces kwam daarbij al snel naar boven,” vertelt Arjan. In eerste instantie denk je dan al snel aan een tool als ChatGPT. Alleen liep Oosterhof Holman daar ook tegen beperkingen aan. “Oude plannen stonden niet overzichtelijk bij elkaar en je kunt niet eindeloos documenten blijven toevoegen.” Dus zocht het bedrijf verder.  

Toen Brainial voorbijkwam, waren ze vrij snel overtuigd. “Het mooie is dat je echt in een omgeving werkt die specifiek is ingericht voor je eigen bedrijf,” vertelt Arjan. “Alle oude plannen staan bij elkaar. En als je een vraag stelt over een bepaalde tender, dan pakt Brainial echt alle documenten van die aanbesteding erbij.” Daardoor zijn de antwoorden een stuk specifieker. Ze zijn gebaseerd op de relevante aanbestedingsstukken en de eerder opgebouwde kennis van Oosterhof Holman zelf.

Vragen, bron checken en weer door

Ook de bronvermelding binnen Brainial is volgens Arjan een dikke plus. “Je hebt als EMVI-schrijver natuurlijk te maken met een bak documenten van soms honderden pagina’s. Dan komt het weleens voor dat je tijdens een overleg twijfelt over een bepaald onderwerp, omdat niemand precies weet hoe het in het bestek staat.” Voorheen betekende dat: documenten openen, zoeken, bladeren en hopen dat je snel op de juiste passage uitkomt. “Nu pak ik gewoon Tender Chat erbij, stel ik een vraag en krijg ik direct antwoord met de bron erbij. Dat houdt de vaart erin én ik weet meteen waar het antwoord vandaan komt.”

Steeds meer collega’s ontdekken inmiddels hoe handig dat werkt. De overstap naar een nieuwe tool ging alleen niet zonder slag of stoot. “Bij sommige mensen is het cement gewoon al een beetje uitgehard,” grapt Arjan. Daarom bleef Oosterhof Holman intern aandacht geven aan Brainial. Er werden cursussen georganiseerd en medewerkers van Brainial kwamen langs om mee te denken, de tool te demonstreren en vragen te beantwoorden. “Zo werd Brainial stap voor stap steeds meer gebruikt.”

Shoppen uit 500 tenders

De grootste tijdsbesparing zit volgens Arjan in het feit dat informatie uit eerdere tenders veel sneller paraat is. “Een stagiair heeft Brainial als afstudeerproject onderzocht. De adviezen uit zijn rapport hebben we gebruikt om het gebruik en de inrichting van Brainial verder te verbeteren.” Inmiddels staan er zo’n 500 eerdere tenderplannen in het platform, compleet met labels en beoordelingen. “Daardoor kunnen we bij een nieuwe aanvraag veel sneller voortbouwen op kennis uit eerdere tenders.”

Dat shoppen betekent niet dat Arjan simpelweg oude stukken kopieert en plakt. “Iedere tender blijft maatwerk. Maar we hebben door de jaren heen wel aanpakken ontwikkeld die aantoonbaar werken. Die staan in eerdere plannen al heel goed beschreven. Dankzij Brainial kan ik ze snel terugvinden en gebruiken als basis voor een nieuw plan.” Waar het voorheen dagen kostte, kan Arjan nu binnen een paar uur een eerste versie neerleggen. “Het schrijfproces komt simpelweg veel sneller op gang.”

De eerste 30% sneller op papier

“Natuurlijk blijft een tender maatwerk,” benadrukt Arjan. “Bij iedere aanvraag pas je de inhoud aan en tweak je die naar de eisen van de aanbesteder.” Brainial schrijft dus niet zomaar een complete, kant-en-klare tender. Het helpt Arjan vooral om sneller een goede basis neer te zetten. “Ik kan dankzij Brainial heel snel die eerste dertig procent van het plan op papier krijgen.”

Arjan vertelt lachend dat hij eigenlijk best sceptisch is over het gebruik van AI. “Het liefst schrijf ik gewoon zelf. Dat wil ik ook in de hand houden.” En juist daarom werkt Brainial zo goed voor hem. Het zoekwerk wordt voor een groot deel afgevangen, terwijl Arjan zelf verantwoordelijk blijft voor de inhoud, de toon en het maatwerk. Daardoor houdt hij meer tijd over voor de overige zeventig procent. “En dat is juist het deel waarin je er jouw eigen smaakje aan geeft en de aanbesteder overtuigt en over de streep trekt.”  

Werk dat zich nu terugbetaalt

Door de vele expertises schrijft Oosterhof Holman de ene keer over een brug en de andere keer over hovenierswerkzaamheden. Daarom bestaat het team tijdens iedere aanbesteding uit andere vakspecialisten, kostendeskundigen en projectmedewerkers. Arjan sluit aan bij het team dat voor die specifieke tender nodig is en brengt alle inhoudelijke input samen in één verhaal. “De technische kennis zit bij de specialisten. Ik haal die input op en vertaal die vervolgens naar een zo goed mogelijke aanbieding en een sterk plan van aanpak.” 

Via Tender Search vindt Arjan niet alleen eerdere teksten terug, maar ook de context eromheen: welke aanpak is gebruikt en hoe die werd beoordeeld. Niet alleen handig voor Arjan, maar ook voor zijn collega's. “Ik heb de meeste kennis inmiddels wel redelijk in mijn hoofd, maar laatst namen we bijvoorbeeld een nieuwe EMVI-schrijver aan. Dan is het superhandig dat hij die kennis meteen kan terugvinden. Dan kan ik ook eens lekker op vakantie, zonder dat tenders stil komen te liggen,” grapt Arjan  

“Dat ik niet naar de concurrentie kijk, is misschien wel het mooiste compliment”

Inmiddels heeft hij het platform volledig in zijn werkwijze opgenomen. “Ik kan ermee lezen en schrijven. Het is gebruiksvriendelijk en ik ben er hartstikke tevreden over.” En al die gewonnen minuten en uren bij elkaar? Die geven Arjan precies waar hij het meeste aan heeft: meer tijd om van een goede eerste versie een overtuigende aanbieding te maken.  

Inmiddels is het platform een volwaardig onderdeel geworden van zijn workflow. “Ik ken het door en door. Het is gebruiksvriendelijk en ik ben er ontzettend blij mee.” En al die bespaarde minuten en uren leveren precies op wat Arjan het belangrijkst vindt: meer tijd om van een sterk eerste concept een overtuigend voorstel te maken.

Ook sneller een eerste versie schrijven?

Benieuwd hoeveel tijd Brainial binnen jullie tenderproces kan besparen? Boek een demo en ontdek hoe je bestaande tenderkennis omzet in een vliegende start voor iedere nieuwe aanbesteding.

‍