Hoe eerdere biedingen kunnen leiden tot winnende biedingen in de toekomst | Brainial

Hoe eerdere offertes leiden tot succesvolle offertes in de toekomst – en hoe je als een professional aan een aanbesteding deelneemt

De meeste aanbestedingsteams beschouwen een ingediende offerte als het einde van het werk aan die specifieke offerte. Je dient het in, wacht op de uitslag en gaat verder met de volgende kans. Maar de meest efficiënte en slimme aanbestedingsteams gaan verder dan dat. Ze vragen zich af: wat hebben we van deze aanbesteding geleerd, en hoe kunnen we dat meenemen in de aanpak van de volgende? En die teams? Zij laten hun concurrenten bij elke nieuwe aanbesteding mijlenver achter zich. Ontdek hoe ze dat doen en leer alle kneepjes van het vak – in dit artikel.

Een bod levert meer op dan een voorstel

Een aanbesteding levert veel meer op dan alleen het document dat je indient. Tijdens het proces leert je team welke argumenten gewicht in de schaal legden, welk bewijsmateriaal overtuigend was en welke inbreng goed aanslaat bij welke organisatie. Je ziet ook welke risico’s al vroeg aan het licht kwamen, welke keuzes het team heeft gemaakt en op welke punten de klant weerstand bood.

Het voorstel is dus slechts één van de resultaten. De echte waarde zit in alles wat het proces aan het licht brengt: de redenering achter elk antwoord en de passages die hoog of laag scoorden (en waarom). Het grootste deel van die kennis blijft beperkt tot de individuele offerte-map, en daar begint het verlies. Het zou zonde zijn om die lessen te negeren en je volgende offertes weer helemaal vanaf nul te beginnen.

Onthouden is niet hetzelfde als leren

Veel organisaties bewaren hun aanbestedingen goed. Maar een map vol oude documenten op je gedeelde schijf is niet hetzelfde als een kennisdatabase die je kunt gebruiken om je toekomstige offertes te verbeteren. Het helpt om drie leerniveaus uit je eerdere werk te onderscheiden:

• Archiveren betekent dat je een bod later weer kunt terugvinden om er iets van te leren – bijna iedereen heeft dat al geregeld met SharePoint of een gedeelde schijf.

• Hergebruiken betekent dat je een eerder gegeven antwoord opnieuw inzet – maar kopiëren en plakken heeft alleen zin als het antwoord nog steeds past bij de vraag, de context en de klant.

• Leren is het niveau dat de meeste teams over het hoofd zien – het gaat verder dan het hergebruiken van oude informatie; het gaat erom te weten wat goed is gegaan en wat beter kan.

Pas op dat derde niveau begint je eerdere spel het volgende bod sterker te maken, in plaats van dat het alleen maar beschikbaar is. Als je op dat niveau zit, geef je bodes alsof je weet wat je doet.

Succesvolle content heeft context nodig

Eén nuance verdient hier de aandacht: een antwoord waarmee één aanbesteding is gewonnen, is niet automatisch een sterk, standaardantwoord dat keer op keer moet worden gebruikt. Het succes ervan hing af van de vraag waarop het betrekking had, het criterium waarop het werd beoordeeld en de markt waarvoor het was geschreven.

Zonder die context wordt een succesvol antwoord een risico. Teams gebruiken het zomaar in een nieuwe offerte met een andere vraag en een andere klant, en gaan ervan uit dat het resultaat zich herhaalt. Voordat je een antwoord hergebruikt, wil je weten welke score het heeft gekregen, welke feedback erbij hoort en waarom het werkte.

De lus die elk bod slimmer maakt

Om het derde niveau te bereiken, is enige inspanning nodig. Niet alleen bij individuele taken, maar ook bij het veranderen van de manier waarop je als team werkt. De meeste teams zien hun aanbestedingsproces als een rechte lijn, in plaats van een doorlopende cyclus. Keuzes leiden tot een offerte, de offerte wordt beoordeeld, de feedback levert nieuwe kennis op, en die kennis vormt de basis voor de volgende aanbesteding. Op deze manier wordt elke offerte leerervaring voor je team – en dat is het niveau dat je wilt bereiken.

Op deze manier zijn nederlagen net zo belangrijk als overwinningen. Een overwinning laat zien dat je aanpak heeft gewerkt, maar geeft zelden aan wat precies het verschil heeft gemaakt. Een verloren aanbesteding is vaak veel concreter: die laat zien waar een concurrent sterker was, welke argumenten tekortschoten, waar bewijs ontbrak en op welke criteria een krachtiger reactie nodig was.

Het echte voordeel

Zoals je waarschijnlijk al geraden hebt, stellen de sterkste aanbestedingsteams niet elke keer weer helemaal vanaf nul een beter voorstel op. Ze zetten een systeem op waarin elke ingediende offerte de volgende verbetering oplevert, en waarin zowel overwinningen als nederlagen iets opleveren dat het team opnieuw kan gebruiken. Die verschuiving – van het opstellen van offertes naar het leren ervan – is het verschil tussen een drukbezet aanbestedingsteam en een team dat steeds beter wordt.

Wilt u weten hoeveel waardevolle kennis over aanbestedingen u na elke aanbesteding misloopt? Onze whitepaper over de verborgen kosten van gefragmenteerde aanbestedingen is een praktisch startpunt.