Een offerte in een halve dag? Lelie Zorggroep doet het met Brainial.

Een offerte in een halve dag? Lelie Zorggroep doet het met Brainial.

Als regionaal adviseur bij Lelie Zorggroep, een zorgorganisatie die in heel Nederland thuiszorg, verpleeghuiszorg en community support verleent, aanbestedingen het reageren op aanbestedingen bij mijn functie. Voor elk nieuw zorgcontract met een gemeente of zorginstantie moet een uitgebreid voorstel worden opgesteld. Dat betekent veel werk, veel papierwerk en heel weinig ruimte voor fouten.

Martine Dekker, regionaal adviseur bij Lelie Zorggroep, kende die druk maar al te goed. Daar kwam verandering in toen ze de Proposal Writer Brainial ging gebruiken. „Waar ik vroeger een hele dag kwijt was aan slechts één onderdeel van een aanbesteding – onderzoek doen, collega’s interviewen, de tekst herschrijven en feedback verwerken – kan ik datzelfde werk nu binnen een halve dag afronden.”

In dit artikel vertelt Martine hoe ze aanbestedingen met aanbestedingen omgaat.

Te veel tijd besteden aan het zoeken naar de juiste vereisten

De grootste uitdaging bij het reageren op aanbestedingen alleen het schrijven zelf. Het gaat om alles wat daaraan voorafgaat: precies achterhalen wat de aanbestedende dienst vraagt, alle vereisten in kaart brengen en ervoor zorgen dat je niets belangrijks over het hoofd ziet. Aanbestedingsdocumenten zijn vaak omvangrijk en complex, waardoor je gemakkelijk cruciale details over het hoofd kunt zien.

Martine: "Je wilt er zeker van zijn dat je geen enkele eis over het hoofd ziet. Dat onderzoek kostte me altijd veel tijd. Toen ik hoorde over de Proposal Writer Brainial, besloot ik die meteen uit te proberen. De tool analyseert automatisch aanbestedingsdocumenten, haalt alle relevante eisen eruit en stelt een eerste concept op basis van eerdere inzendingen en bestaande kennisdocumenten op. Dat betekent dat ik niet langer zelf door stapels documenten hoef te spitten, wat enorm veel tijd bespaart."

Hoe Martine een nieuwe aanbesteding aanpakt

‍Hoewerkt de Proposal Writer eigenlijk? Martine legt uit: "Zodra ik de aanbestedingsdocumenten upload, haalt Brainial alle relevante eisen eruit en zoekt het antwoorden op in eerdere inzendingen. Binnen korte tijd is het eerste concept klaar. Elke bron is zichtbaar, dus ik kan meteen zien waar elk antwoord vandaan komt en of het nog steeds klopt. Dat geeft me veel vertrouwen."

Vervolgens bouwt ze voort op het concept, voegt ze er haar eigen persoonlijke draai aan toe en werkt ze het voorstel af in overeenstemming met de stijl en strategie van Lelie Zorggroep. „Het zware werk is al gedaan. Ik hoef alleen nog maar de inhoud bij te schaven en het voorstel af te ronden. Dat bespaart me tijd en geeft me veel meer overzicht over het hele proces.”

Het verschil? Dagen zijn uren geworden

Tegenwoordig ziet Martines werkdag er heel anders uit . „Vroeger begon ik ’s ochtends aan een offerte en was ik daar aan het eind van de dag nog steeds mee bezig”, zegt Martine. „Ik was uren bezig met het doornemen van documenten, het verzamelen van vereisten en het handmatig opschrijven van alles. Zo werkten we nu eenmaal.”

Sneller van aanvraag naar offerte?

Voor Martine is het duidelijk wat Brainial : minder tijd besteden aan zoeken, meer overzicht en meer tijd om zich op de inhoud te concentreren. Brainial een door AI aangestuurd platform dat speciaal is ontwikkeld voor aanbestedingsbeheer en dat teams gedurende de gehele levenscyclus van een offerte ondersteunt. Proposal Writer is een feature het platform die het tijdrovende onderzoek en schrijfwerk bij het reageren op aanbestedingen automatiseert, waardoor teams zich kunnen concentreren op de inhoud, kwaliteit en strategie van de offerte in plaats van op het zoeken naar vereisten.

Benieuwd hoe onze aanbestedingsspecifieke software er in de praktijk uitziet? Boek een demo en ervaar het zelf.

‍

‍