Aanzienlijke tijd besparen op het doornemen van vaak honderden documenten bij aanbestedingen en tenders, wie wil dat nou niet? Zeker nu aanbestedingen vaak omvangrijker en integraler worden. Om professionals meer te laten focussen op dat waar het allemaal om draait, namelijk een kwalitatief goed plan maken, ontwikkelden Fedor Klinkenberg en zijn compagnon Taco Hiddink, CEO en CTO en co-founders van het techbedrijf Brainial, met behulp van A.I. een slim softwaresysteem dat veel tijd en faalkosten bespaart. ‘Dit kan echt anders.’
Ze zijn aan elkaar gekoppeld door een bedrijf dat de meerwaarde van de combi wel zag zitten: Fedor Klinkenberg als bedrijfskundige met veel ervaring in software applicaties én commerciële rollen, en Taco Hiddink als rasechte informaticadeskundige met specialisatie in data-analytics en A.I. De techneut en de commerciële man, een gouden combi. Dat vonden Fedor en Taco zelf ook, maar hadden wel andere ideeën over de beoogde doelstellingen. Fedor Klinkenberg: ‘We wilden liever zelf een bedrijf beginnen met een eigen product. Een echt softwarebedrijf neerzetten en geen consultancy. We zijn beiden ons hele werkende leven al bezig met de inzet van software om het leven gemakkelijker te maken. We zien dat heel intelligente en hoogopgeleide, duurbetaalde mensen met veel ervaring nog steeds feitelijk ‘dom’ werk doen. Eindeloos bezig zijn met knippen en plakken van informatie, omdat een systeem dat nodig heeft. Wij willen het plezier weer terugbrengen in het werkende leven. Dat je je als mens weer kunt richten op waar het echt om gaat.
Eén druk op de knop
Daarmee was eind 2019 Brainial geboren. Fedor heeft in een vorige functie veel te maken gehad met het beantwoorden van commerciële tenders en Europese aanbestedingen, en weet dus waar hij het over heeft. Taco heeft zich in de loop der jaren steeds meer gespecialiseerd in het halen van informatie uit grote hoeveelheden ongestructureerde data. Fedor: ‘Wat aanbestedingen in feite zijn. We zijn begonnen om het tenderproces onder de loep te nemen en hebben daarbij wel met zo’n 200 tendermanagers gesproken.’ Daarbij werd duidelijk dat aanbestedingen complexer worden en er heel veel informatie gedeeld wordt door opdrachtgevers. ‘Soms wel 1.500 documenten.’ Wat je noemt een enorme stapel aan leeswerk, en dat allemaal in korte tijd. ‘We zagen mensen met grote boodschappentassen naar binnenkomen, vol met mappen met allemaal geprinte documenten. Ook wordt er nog heel veel handmatig gedaan, zoals risicodossiers en takenlijstjes bijhouden. Veel tendermanagers gaven aan dat er ook er wel eens wat over het hoofd wordt gezien. Allemaal risico’s, die tijdens de uitvoering kunnen leiden tot faalkosten. We dachten, dit kan echt anders.’
Het leidde uiteindelijk tot de missie om de meest intelligente en betrouwbare aanbestedingsassistent te ontwikkelen, zodat bedrijven sneller betere plannen van aanpak kunnen schrijven. Kunstmatige intelligentie (A.I.) speelt daarbij een cruciale rol. Ten eerste worden alle aanbestedingsdocumenten geanalyseerd door de computer, waarbij de tekstdelen worden geduid, geclassificeerd en gekoppeld. Fedor: ‘Dat alles wordt doorzoekbaar gemaakt, waarmee je letterlijk en in context kunt zoeken in alle aanbestedingsdocumenten.’ En dat met één druk op de knop, waar het normaal gesproken een eindeloos heen en weer zoeken is tussen een groot aantal documenten. Ook alle eerder geschreven plannen kunnen worden meegenomen, zodat materiaal gemakkelijk recyclebaar is en je niet weer helemaal vanaf nul hoeft te beginnen bij het schrijven van een nieuw plan of beantwoording. Ook kan informatie worden gerubriceerd over alle documenten heen, bijvoorbeeld op een thema als bankgarantie. Fedor: ‘We zijn heel diagnosticerend begonnen om mensen te helpen de toegestuurde stukken gemakkelijker te kunnen behapstukken, analyseren en in kortere tijd te kunnen begrijpen, zodat je een kwalitatief betere beantwoording kunt schrijven aan de opdrachtgever.’
Gidsende functies
Dat is natuurlijk een enorme winst. Zo kunnen bijvoorbeeld meer tenders tegelijk worden behandeld. Maar daarnaast zien de mannen van Brainial ook kansen in het feit dat er steeds meer aspecten en eisen bij komen in tenders. ‘Het gaat vaak om veel meer dan een gebouw. Ook de omgeving moet worden meegenomen, mobiliteit, duurzaamheid, circulariteit, noem maar op.’ Ook daarmee kan Brainial helpen. Hoe ziet Fedor Klinkenberg die toekomstige richting voor het bedrijf? ‘We zullen steeds meer gidsende functies gaan bouwen om mensen echt te kunnen begeleiden in het steeds complexere proces. Op basis van eerdere behandelde tenders willen we aan matching gaan doen. Een voorbeeld: we hebben hier een aantal selectiecriteria gevonden en die matchen we met de referentieprojecten. Zo kunnen we steeds meer data klaarzetten, waardoor mensen meer in staat zijn om hun ervaring en hun creativiteit in te zetten voor de strategie om het project te winnen. Want dat is waar het uiteindelijk om draait.’ Inmiddels is het bedrijf al uitgegroeid naar 16 man. De start-up, begonnen bij de incubator UtrechtInc van Universiteit Utrecht, verhuist binnenkort even verderop naar Dotslash, waar de scale-ups zijn gevestigd. Het belichaamt de schaalsprong die nu wordt gemaakt. De groeiambitie is dan ook groot. Zo willen de compagnons binnenkort ook de opdrachtgevers gaan bedienen, want ook die staat onder tijdsdruk. Eventuele tegenstrijdigheden, bijvoorbeeld in betaaltermijn, kunnen worden gedetecteerd. ‘Want daar gaan ze geheid van alle partijen vragen over krijgen. Ook de opdrachtgever is met zijn mensen hard aan het werk om alle stukken gereed te maken zodat een zo transparant en eerlijk mogelijke uitvraag kan worden gedaan. Zo willen we op termijn de gehele keten gaan helpen door veel handelingen overbodig te maken met onze slimme software. Met als uiteindelijk het gezamenlijke doel: een betere leefomgeving, betere gebouwen.’
Hard groeien
De groeiambitie beperkt zich niet tot Nederland. De Engelse markt is al geopend en er is een Duitstalige website. Voorlopig eerst West-Europa. Fedor: ‘We gaan op dit continent beginnen maar we hebben al klanten die wereldwijd actief zijn.’ Hoe rol je dat uit, als voormalige start-up? ‘Er is al een investering opgehaald en we gaan voor volgend jaar zwarte cijfers draaien. Het idee is om organisch te groeien, op eigen kracht stappen te zetten. We kijken ook naar een andere inhoudelijke strategie, waarbij we onderdelen van onze technologie integreren in software van andere bedrijven, om zo hun eigen systemen slimmer te maken. Dat is het tweede spoor waarop we hard willen gaan groeien.’ Beperkt Brainial zich daarbij tot de vastgoedmarkt of kijken de mannen ook verder? ‘We zijn in deze branche terecht gekomen omdat we zien dat hier, bij projectontwikkelaars, infrabedrijven, bouwbedrijven, de problematiek rondom tenders het grootst is. Ze krijgen enorme aantallen documenten te verstouwen. Terwijl dat in andere branches vaak maar om 20 documenten gaat. Ik schrok echt van de omvang van deze tenders. Daarom zijn we bij de meest complexe begonnen, met een grote variëteit ook in documenten die moeten worden meegenomen, zoals juridische documenten, geografische kaarten en bouwtekeningen. Als je, zeg, kantoormeubelen moet leveren aan een school, dan zijn dat toch aanzienlijk minder complexe aanbestedingen. Nadat we in de bouwsector zijn gestart heeft Brainial inmiddels ook klanten uit andere sectoren.’
Tijdsbesparing waargemaakt
In de gesprekken met potentiële klanten werd al snel duidelijk dat het bedrijf een gevoelige snaar raakt. ‘Dit is iets wat mensen graag gemakkelijker zouden willen hebben. We doen veel in directe sales-benadering en bieden een maand evaluatie aan om te zien of het aansluit bij de verwachtingen.’ Het product wordt inmiddels breed gebruikt en Brainial kan grote bedrijven als VORM en TBI-bedrijf Croonwolter&dros onder de enthousiaste klanten rekenen. Wat horen ze van deze bedrijven terug? ‘Ten eerste dat de tijdsbesparing wordt waargemaakt, in het 50 tot 60 procent sneller kunnen doorgronden van de stukken. Daar worden dus echt wel meters gemaakt, met name in het daadwerkelijk kunnen vinden van informatie. Bij veel bedrijven speelt nu een groot tekort aan personeel. Met de Brainial software kan het bestaande team efficiënter werken zodat er geen nieuwe collega bij hoeft.’ Hoe is het nu om zelf als ondernemer aan het roer te staan? En dan nog wel van zo’n snel groeiend bedrijf? Fedor spreekt zeker ook namens Taco als hij zegt dat het ‘supergoed’ bevalt. ‘Geen seconde spijt. Wij vinden het fantastisch mooi om met een groep mensen samen iets neer te zetten. Om samen impact te kunnen maken en de manier waarop mensen werken te veranderen. Plus natuurlijk ook de indirecte gevolgen, bijvoorbeeld het feit dat wij bijdragen aan de manier waarop VORM hun woningbouw aan het versnellen is. Omdat ze sneller hun aanbestedingen kunnen doen en zich dus op meer aanbestedingen tegelijkertijd kunnen richten. Daar zijn we onderdeel van. Je raakt daarmee ook aan thema’s die breed in de maatschappij leven. En denk ook aan de kostenbesparing per tender. Het kost tussen de 20.000 euro en een paar ton om een aanbestedingsprocedure te doorlopen. Als je dat wat kleiner kunt maken, scheelt dat al snel enorm.’
Autonomie
Belangrijke kernwaarden van het bedrijf zijn integriteit, transparantie en nieuwsgierigheid. ‘Dat uit zich in veel autonomie’, zegt Fedor. ‘Je mag bij ons bijvoorbeeld zelf bepalen wanneer en hoe vaak je met vakantie gaat, maar daar staat wel een stukje verantwoordelijkheid tegenover. De resultaten tellen. Als je levert wat is afgesproken en af en toe wat rust nodig hebt, dan is die ruimte er.’ De medewerkers zijn jong (tussen de 18 en de 40) en komen voornamelijk uit de hoek van de technische ontwikkelaars als programmeurs, data scientists en testers. ‘We gaan binnenkort wel opschalen voor wat betreft de saleskant.’ Maar het is zeker niet alleen het commerciële dat belangrijk is. Zo heeft Brainial zich met veel enthousiasme gecommitteerd aan het initiatief Pledge 1%: 1 procent van product, omzet en personeel wordt ingezet voor goede doelen. ‘Zo hebben we personeelsleden die in kansarme wijken voor de klas staan en daar onderwijzen in programmeren. Daar mogen ze 1 procent van hun tijd aan besteden. Zo willen we bijdragen aan een meer inclusievere maatschappij.’ Waar de compagnons over een jaar staan is niet moeilijk te voorspellen. Er komt nu een golf van bedrijven aan die de Brainial software gaan aanschaffen. Fedor: ‘We gaan qua omzet dit jaar maal tien en volgend jaar maal drie, en daarmee zijn we een gezond bedrijf. Over een jaar zitten we midden in de voorbereidingen voor de internationalisering.’
