Wat kost een aanbesteding van 100 pagina’s uw team nu eigenlijk?

Dit is de reden waarom het ‘bid bogging’ uw aanbestedingsteam zoveel tijd kost, zonder dat uw offerte er beter op wordt.

Er belandt een aanbesteding op je bureau en je ziet het aantal pagina’s langzaam de honderd passeren. En dan heb je de bijlagen nog niet eens meegeteld. Ergens tussen al die alinea’s staan de vereisten die bepalen of je inschrijving geldig is, en de deadlines die je absoluut niet mag missen. Dus begin je te lezen, dingen te markeren en heen en weer te bladeren door de documenten. Niet bepaald het leukste onderdeel van het aanbestedingsproces.

Toch is dit precies waar stilletjes verrassend veel tijd – en geld – verdwijnt. En maar al te vaak zijn het juist je meest ervaren medewerkers die er uiteindelijk uren aan besteden zonder dat ze het echt doorhebben. Een verspilling van waardevolle expertise, als je het ons vraagt. Daarom bekijken we in dit artikel waar die verborgen kosten vandaan komen en hoe je kunt voorkomen dat ze bij elke nieuwe aanbesteding weer de kop opsteken. Dat is precies wat we bedoelen met ‘bid bogging’.

‍

De uren die stilletjes verdwijnen
Het komt zelden voor dat slechts één persoon een aanbesteding hoeft te beoordelen. De juridische afdeling beoordeelt de contractvoorwaarden, de financiële afdeling kijkt naar de commerciële haalbaarheid en vakspecialisten controleren of aan de gestelde eisen daadwerkelijk kan worden voldaan. Bij een aanbesteding van 100 pagina’s kan je team behoorlijk wat tijd kwijt zijn aan het doornemen van alle details. En als dat eenmaal is gebeurd, gaan er nog meer uren zitten in het samenvoegen van al die afzonderlijke analyses tot één betrouwbaar overzicht.

We vinden het vervelend om je dit te moeten vertellen, maar iemand moet het doen. Als je tijdens je aanbestedingsproces regelmatig de volgende vragen hoort, is de kans groot dat je te maken hebt met ‘bid bogging’. Daarmee bedoelen we dat je team er druk en productief uitziet, terwijl kostbare tijd voor de aanbesteding stilletjes wegvloeit door zoeken, dubbel werk en eindeloze afstemming. Het voelt allemaal noodzakelijk, maar draagt nauwelijks bij aan een sterker bod dan dat van de concurrentie.

Herken je een of meer van deze situaties? Dan heb je misschien last van ‘bid bogging’.

• "In welke bijlage stond die belangrijke vereiste ook alweer?"
• “Moeten we de conclusies van onze analyses nog steeds met elkaar vergelijken?”
• “Heb je dit onderdeel al bekeken, of moet ik me er eens in verdiepen?”

De kosten zitten niet alleen in de uren
Het is logisch om de kosten van een aanbesteding in uren te berekenen. Drie specialisten besteden elk twee uur aan de analyse, de aanbestedingsmanager brengt alles in kaart en daarna volgt nog een beoordelingsronde. Tel de uurtarieven bij elkaar op en je krijgt een vrij duidelijk beeld.

Maar bij die afweging wordt misschien wel het belangrijkste aspect over het hoofd gezien. Wat had een ervaren aanbestedingsmanager anders met diezelfde twee uur kunnen doen? Een scherpere reactie opstellen, het voorstel verder uitwerken of samen met een vakdeskundige precies dat onderscheidende punt vinden dat uw voorstel onvergetelijk maakt.

En dat is nu juist het frustrerende: je meest ervaren aanbestedingsdeskundige besteedt kostbare tijd aan eenvoudig zoekwerk, terwijl zijn of haar expertise juist het verschil zou kunnen maken tussen een aanbesteding die aan alle eisen voldoet en een werkelijk overtuigend voorstel. Dat vleugje magie ontstaat niet plotseling op het laatste moment, vlak voor de deadline. Je moet er gedurende het hele proces ruimte voor creëren.

Even een realiteitscheck: neem je meest recente offerte en vergeet even het totale aantal uren dat eraan is besteed. Kijk in plaats daarvan alleen naar de tijd die je team heeft besteed aan het zoeken, controleren, samenvoegen van informatie en het opnieuw onderzoeken van zaken. Dat cijfer zegt vaak veel meer dan de totale doorlooptijd. ‍

‍

Maak uw aanbestedingsproces slimmer, zodat u uw tijd beter kunt besteden
Uw volgende aanbesteding zal waarschijnlijk niet drastisch korter worden. Maar de tijd die uw team kwijt is aan zoeken, vergelijken en controleren? Daar kunt u wel iets aan doen.

Zorg ervoor dat analyses niet in een vacuüm worden gemaakt, dat conclusies altijd tot de juiste bron kunnen worden herleid en dat eerder opgebouwde kennis direct beschikbaar is voor iedereen die deze nodig heeft. Zo voorkom je dat collega’s hetzelfde werk dubbel doen en hoeft je aanbestedingsmanager minder tijd te besteden aan het bij elkaar zoeken van informatie.

Met de juiste tools hoef je dat overzicht niet langer handmatig samen te stellen. Analyses, bronnen en bestaande kennis worden gebundeld en blijven beschikbaar voor het hele team.

Daar komt Brainial om de hoek kijken. Tender Analyzer haalt automatisch de eisen, risico’s en deadlines uit de aanbestedingsdocumenten, inclusief de relevante bronvermeldingen. Met Tender Assist kun je direct vragen stellen over de aanbesteding en kennis uit eerdere offertes hergebruiken. Zo voorkom je dubbel onderzoek en onnodige afstemming, waardoor er meer tijd overblijft voor scherpere beslissingen en sterkere antwoorden.

Benieuwd hoe Brainial werkt? We laten het je graag zien in een demo.