Er wordt vaak gezegd: "Aanbestedingen worden gewonnen voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd". Het is van essentieel belang om in gesprek te zijn met een opdrachtgever voordat een aanbesteding wordt geschreven en gepubliceerd. Het voeren van deze gesprekken kan essentieel zijn voor een succesvolle aanbesteding en kan u helpen om de behoeften van de opdrachtgever beter te begrijpen. Hieronder vind je enkele redenen waarom het in gesprek gaan met een opdrachtgever voorafgaand aan de aanbesteding van belang kan zijn:

‍

1. Verduidelijk de behoeften van de opdrachtgever: Door te praten met de opdrachtgever krijgt u inzicht in hun behoeften en eisen. Dit kan u helpen om een beter beeld te krijgen van wat er van u verwacht wordt en hoe u uw aanbesteding het beste kunt formuleren om aan die behoeften te voldoen.
2. Inzicht in de voorkeuren van de opdrachtgever: Door te praten met de opdrachtgever kunt u ook inzicht krijgen in hun voorkeuren en prioriteiten. Dit kan u helpen om uw aanbesteding op de juiste manier te richten en uw voorstellen te formuleren op een manier die aansluit bij wat de opdrachtgever belangrijk vindt.
3. Ontdekken van mogelijke uitdagingen: Door te praten met de opdrachtgever kunt u ook mogelijke uitdagingen identificeren die zich kunnen voordoen bij het uitvoeren van de opdracht. Hierdoor kunt u deze uitdagingen meenemen in uw aanbesteding en oplossingen aandragen, wat kan bijdragen aan het verminderen van risico's en het vergroten van de kans op succes.
4. Vertrouwen opbouwen: Door het voeren van gesprekken met de opdrachtgever kunt u een relatie opbouwen en het vertrouwen winnen van de opdrachtgever. Dit kan helpen om uw kans op het winnen van de aanbesteding te vergroten.

‍

Als u besluit een gesprek met de klant te hebben voordat u de offerte schrijft en publiceert, zijn hier enkele belangrijke stappen die u moet nemen:

‍

1. Bereid u goed voor: Zorg ervoor dat u goed voorbereid bent voordat u met de opdrachtgever gaat praten. Dit betekent dat u uw onderzoek doet naar het bedrijf en de branche waarin ze actief zijn. Hierdoor kunt u gerichte vragen stellen en uw voorstellen beter afstemmen op hun behoeften.
2. Wees open en eerlijk: Wees tijdens het gesprek open en eerlijk over uw kennis en ervaring en uw vermogen om aan de behoeften van de opdrachtgever te voldoen. Dit kan helpen om een ​​sterke basis te leggen voor verdere samenwerking.
3. Stel gerichte vragen: Stel gerichte vragen om de behoeften van de opdrachtgever te achterhalen en om meer te weten te komen over hun verwachtingen en prioriteiten.
4. Luister actief: Luister actief naar wat de opdrachtgever te vertellen heeft, wat de problematiek van de organisatie behelst en probeer de vraag achter de vraag te achterhalen. 

‍

Uiteraard dient de aanbesteding nog steeds op tijd te worden gesignaleerd om vervolgens de aanbestedingsdocumenten te gaan lezen en te gaan beantwoorden. Deze stappen kunnen niet worden geëlimineerd maar met behulp van Brainial kunnen hier veel efficiëntie slagen worden behaald. 

1. Intelligente inschrijvingssignalering. Met Brainial Tender Alertstaat alle informatie en documenten over aanbestedingen op één centrale plek. Op basis van de inhoud van uw historische aanbestedingen en trefwoorden worden automatisch de meest kansrijke aanbestedingen gerangschikt in een alles-in-één dashboard. Binnen Brainial Tender Alert, kunt u onbeperkt zoekprofielen aanmaken voor support meerdere business units en labels. Er zijn allerlei filtermogelijkheden zoals NUTS, publicatiedatum en taal.  
2. Direct een eerste bid / no bid besluit.. Wanneer een op het eerste oog geschikte tender is gesignaleerd met Brainial Tender Alert, kan de tender met 1 druk op de knop automatisch worden geanalyseerd met Brainial Tender Assist. Brainial's machine learning-modellen extraheren automatisch belangrijke aanbestedingsgegevens, bedrijfsspecifieke aandachtspunten & risico's, en verbinden gerelateerde informatie. Dit biedt direct een een eerste kwalificatie op de aandachtspunten die voor uw organisatie van belang zijn.  
3. Hulp met lezen en doorgronden. De organisatiespecifieke aandachtspunten zijn voorgemarkeerd zodat u tijdens het lezen direct wordt gewezen op de belangrijke zaken. Er kunnen direct aantekeningen worden gemaakt en acties worden uitgezet tijdens het lezen. Het is niet nodig om hiervoor aparte excel lijstjes te gebruiken. Na het lezen van de documenten kunnen de organisatie specifieke aandachtspunten worden gebruikt om alle belangrijke onderwerpen te doorgronden. Alle informatie uit alle documenten die aan elkaar gerelateerd zijn worden door Brainial onder elkaar gezet. Naast het goed kunnen doorgronden kunnen er tevens tegenstrijdigheden snel zichtbaar worden gemaakt.  
4. Vind snel informatie. Gebruik de AI gebaseerde zoekassistent om snel informatie te vinden in zowel actuele als historische aanbestedingsinformatie. Er kan in 1 keer letterlijk en in aanverwante betekenis in alle documenten tegelijkertijd worden gezocht. Ook kan de inhoud van historische beantwoordingsteksten gemakkelijk vindbaar worden gemaakt zodat bepaalde teksten kunnen worden gerycled in nieuwe beantwoordingen.

‍

Conclusie

De winkans wordt aanzienlijk vergroot wanneer u in gesprek bent met een opdrachtgever voordat een aanbesteding wordt geschreven en gepubliceerd. Uiteindelijk dient de aanbesteding nog steeds te worden beantwoord om de opdracht binnen te halen. Door gebruik te maken van de all-in-one AI gebaseerde oplossing Brainial Tender Assist kunnen aanbestedingen >50% sneller worden gekwalificeerd, geanalyseerd en doorgrond. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Plan een demo met ons in.

‍