Wereldwijd zijn er allerlei gestandaardiseerde formaten voor bouwinformatie, technische specificaties en contractformulieren. Als we kijken naar de bouwsector in Nederland, dan worden bijvoorbeeld STABU, NL/SfB, UAV-GC en RAW gebruikt, terwijl in de Verenigde Staten bijvoorbeeld MasterFormat®, UniFormat®, SectionFormat®/PageFormat® en GreenFormat™ worden gebruikt en er per land dus veel verschillende standaarden te vinden zijn. Daarnaast zien we dat onze klanten uit de bouwsector steeds meer te maken krijgen met klantspecifieke classificaties en specificatiesystemen.
Door de grote verscheidenheid van deze documenten en het feit dat zij vaak alleen in PDF-formaat worden verstrekt, zijn aannemers meer tijd kwijt met het interpreteren, analyseren en begrijpen van de inhoud ervan. Bovendien is het niet altijd gemakkelijk om informatie snel met elkaar in verband te brengen. Veel verwante informatie wordt beschreven in documenten uit de bijlagen, ITT-documenten, tekeningen, of in de nota's van inlichtingen. In sommige gevallen is het ook moeilijk om het verband op een eenvoudige manier weer te geven. Denk bijvoorbeeld aan de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC) documenten met een dynamische eisenboom waarbij het erg moeilijk is om vanuit het PDF-document snel te navigeren tussen de bovenliggende en onderliggende eisen.
Brainial heeft iets slims bedacht. 🙂 We hebben een oplossing ontwikkeld om het analyseren en begrijpen van technische specificaties en contractformulieren sneller en eenvoudiger te maken. We hebben ervoor gezorgd dat de documenten gedigitaliseerd worden en toegankelijk zijn in een gebruiksvriendelijke interface met handige functies en functionaliteiten. Hieronder hebben we 5 voordelen beschreven van het slim automatiseren en digitaliseren van specificaties en contractformulieren.
De oplossing Brainial digitaliseert technische bestekken en contractformulieren en detecteert automatisch of ze zijn opgemaakt volgens een standaard zoals STABU of RAW of dat het organisatie-specifieke maatwerkformaten zijn. De gebruiksvriendelijke interface toont de dynamische of gestandaardiseerde opmaak van het document aan de linkerkant van het scherm. Afhankelijk van het type document kunnen we meerdere indelingen tonen, zoals een eisenboom, maar ook een indeling op basis van de hoofdstukken van het document. Deze indelingen maken het heel gemakkelijk om door het document te navigeren. Selecties maken het mogelijk om informatie gecombineerd op het scherm te tonen. Voor specifieke lay-outs hebben wij specifieke functionaliteiten ontwikkeld. Voor UAV-GC-documenten bijvoorbeeld hebben wij het mogelijk gemaakt gemakkelijk door te klikken van bovenliggende naar onderliggende eis of omgekeerd, en deze samen op het scherm weer te geven. Informatie uit de documenten kan gemakkelijk in zijn geheel of via selectie worden doorzocht. Sommige aanbestedingen bevatten meerdere specificatiedocumenten en we hebben het mogelijk gemaakt deze afzonderlijk of samen weer te geven.
De technische specificatiedocumenten of andere documenten met de technische eisen en specificaties zijn niet de enige documenten waarin de relevante informatie kan worden gevonden. Beschrijvingen over het reinigen, repareren en behandelen van steen en betonachtige materialen is bijvoorbeeld niet alleen te vinden in het STABU-bestek, maar er is ook informatie over dit onderwerp te vinden in materiaalstaten, tekeningen, bijgevoegde foto's en andere beschrijvende documenten. Het is moeilijk om direct een overzicht per werksoort te krijgen zonder eerst veel handmatig werk te verrichten om alle informatie aan elkaar te koppelen.In de praktijk betekent dit veel knip- en plakwerk voor dure kenniswerkers met veel ervaring. Brainial heeft dit werk geautomatiseerd door per bestekspost alle relevante verwijzingen uit andere documenten van dezelfde aanbesteding weer te geven. Hierdoor ontstaat direct een compleet overzicht van het werk en de verschillende onderdelen.
Onderdelen van technische specificaties worden samen met verwijzingen uit andere documenten weergegeven. Als er technische inconsistenties zijn, kunnen die sneller worden opgespoord dan wanneer elk document handmatig moet worden doorzocht en gelinkt. Als er inconsistenties worden gevonden, kunt u ervoor kiezen om hierover vragen te stellen tijdens een van de verduidelijkingsrondes. Op dit moment moet u als mens de tegenstrijdigheid nog zelf opmerken, maar in de toekomst willen we dat de Brainial -oplossing helpt door tegenstrijdigheden automatisch op te sporen en te presenteren (technische tegenstrijdigheden, maar ook juridische, procedurele, enzovoort).
Veel aanbestedingsprocedures omvatten toelichtingsrondes waarin de inschrijvende organisaties vragen kunnen stellen aan de aanbestedende dienst. Vaak worden de antwoorden op alle vragen in een gecombineerd document aan alle inschrijvende organisaties verstrekt. Onze klanten vertellen ons dat dit een zeer tijdrovende exercitie is om de vragen en antwoorden te matchen met de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. Brainial neemt veel van het handmatige werk weg door de vragen en antwoorden die betrekking hebben op de aanbestedingsdocumenten en tekeningen direct te matchen met de specifieke aanbestedingsdocument item(s) en tekeningen of andere bijlagen. Hierdoor ontstaat direct een overzicht en is het direct duidelijk of er wijzigingen van toepassing zijn op elk technisch bestekspunt.
In veel gevallen werken aannemers met onderaannemers. Deze onderaannemers worden ingehuurd om een deel van het werk voor hun rekening te nemen. De hoofdaannemer vraagt de onderaannemers een offerte uit te brengen voor een deel van het werk. Momenteel worden vaak alle aanbestedingsdocumenten met een onderaannemer gedeeld of worden handmatig documenten opgesteld waarin de specifieke werkzaamheden worden beschreven waarvoor de onderaannemer een prijsofferte kan indienen. Aangezien de relevante informatie niet alleen afkomstig is van technische bestekken, maar ook van tekeningen en bijlagen, is het een hele klus om dit allemaal samen te voegen door de hoofdaannemer of onderaannemer. Brainial kan alle relevante informatie automatisch bundelen. Het is ook mogelijk om aanbestedingsitems/eisen of andere aanbestedingsinformatie en -documenten toe te voegen aan een zogenaamde gemarkeerde set. De informatie en context wordt automatisch gebundeld in één document waarbij de relevante informatie wordt uitgelicht. Deze gemarkeerde set kan worden gedownload en gedeeld met onderaannemers. Dezelfde functionaliteit kan worden gebruikt om relevante delen van een tender te delen met een interne of externe specialist. Zo kan bijvoorbeeld ook alle verzekeringsinformatie worden geëxporteerd en gedeeld met een verzekeringsexpert.
De in dit artikel genoemde functionaliteiten zijn tot stand gekomen in samenwerking met bouwbedrijven. Anno 2021 wordt er nog steeds veel handmatig en repetitief werk gedaan door mensen met veel ervaring en expertise. Nu is Brainial's visie om een omgeving te creëren waar kenniswerkers niet bezig zijn met deze vervelende repetitieve taken, maar in plaats daarvan al hun kennis en ervaring gebruiken voor menselijke interactie, om creatief te zijn en uit te blinken. Bij Brainial willen we de manier veranderen waarop mensen omgaan met aanbestedingen door de meest intelligente, betrouwbare en geliefde digitale aanbestedingsassistent te creëren om sneller betere voorstellen te krijgen. De slimme automatisering en digitalisering van technische specificatiesystemen en contractformulieren voor de bouwsector maakt hier deel van uit. We blijven gezamenlijk nuttige functionaliteiten bedenken en ontwikkelen om tijd te besparen, faalkosten te verlagen en uiteindelijk de kwaliteit en winkansen te verhogen. Wij gaan graag het gesprek aan.
