In de aanbestedingswereld wordt vaak met verschillende vaktermen gegooid die u kunnen verrassen als u niet oplet. In deze blogpost nemen we een diepe duik in dergelijke termen die gebruikt worden om te verwijzen naar de soorten aanbestedingsdocumenten die bestaan. Elk van hen heeft zijn eigen voor- en nadelen, maar wat meer is, elk heeft zijn eigen bijzonderheden waardoor het beter geschikt is voor sommige situaties dan voor andere. De soorten aanbestedingsdocumenten die zullen worden behandeld zijn open (of openbaar) aanbestedingen, selectief, onderhandeld, in één of twee fasen en termijn aanbestedingen.
Dit is de meest populaire vorm van aanbesteding in zowel de openbare als de particuliere sector. In dit geval is de uitnodiging tot inschrijving openbaar en staan de inschrijvingen (zoals de naam al zegt) open voor alle belangstellenden. Een groot voordeel van openbare aanbestedingen is de toegankelijkheid ervan: alle inschrijvers (ook al zijn het er soms veel) krijgen een gelijke kans om te winnen, ongeacht hun deskundigheid, middelen of bekendheid. Toegankelijkheid is helaas een tweesnijdend zwaard, omdat het vaak leidt tot grote concurrentie tussen de deelnemers. De tijd die de aannemers nodig hebben om alle offertes te beoordelen is ook aanzienlijk langer dan bij andere soorten aanbestedingen.
In de wetenschap dat het kiezen uit een open aanbestedingen langer kan duren, sturen aannemers soms een uitnodiging tot inschrijving naar een vooraf geselecteerde reeks bedrijven. Minder nieuwkomers of kleinere bedrijven hebben toegang tot dit soort aanbestedingen, aangezien de voorselectiecriteria vaak de bewezen staat van dienst van een bedrijf en hun bekendheid in de sector omvatten. Dit is het belangrijkste nadeel van selectieve aanbestedingen. Ondanks deze schijnbare ongelijkheid van kansen is de belofte moeilijk af te wijzen - een sneller aanbestedingsproces en een waargenomen verhoging van de kwaliteit van de inschrijvingen namens de contractant.
Onderhandse aanbestedingen aanbestedingen zijn ook gericht tot een vooraf geselecteerde reeks bedrijven, met als belangrijkste verschil dat zij vaak een reeds bestaande werkrelatie tussen beide partijen impliceren. Meestal worden dit soort aanbestedingen slechts naar één inschrijver gestuurd, maar het aantal kan oplopen tot drie, afhankelijk van het geval. Het belangrijkste voordeel in deze gevallen is gebaseerd op de voortdurende relatie tussen aannemer en inschrijver, die de communicatie verbetert en leidt tot een betere coördinatie van het project. Anderzijds kunnen de kosten variëren (vandaar de naam) en kan het project zelfs stilvallen als de twee bedrijven het niet eens kunnen worden over voldoende voorwaarden. Dit laatste gebeurt echter zelden, aangezien uit onderzoek is gebleken dat dit soort aanbesteding leidt tot minder geschillen tijdens de werkfase.
Beide gevallen zijn variaties op de schattingsprocessen van andere aanbestedingen. Het verschil ligt in het moment waarop een contractprijs wordt vastgesteld. Eén fase aanbestedingen is eenvoudig van aard - de kosten zijn vanaf het begin duidelijk, waardoor de aanbesteding sneller kan verlopen. In het geval van twee fasen aanbestedingen zoekt de aannemer inschrijvers die bereid zijn met de werkzaamheden te beginnen op basis van een geraamde prijs. Er wordt ook een tijdschema vastgesteld, zodat zowel de aannemer als de inschrijver voldoende gegevens kunnen verzamelen alvorens een definitieve prijs vast te stellen.
Dit type aanbesteding wordt meestal gebruikt bij grootschalige onderhoudsprojecten, waarbij van de inschrijver wordt verwacht dat hij een reeks verschillende faciliteiten en locaties onder handen neemt. Term aanbestedingen bevat een losjes omschreven werkterrein verspreid over een vaste periode die afhankelijk van het geval kan worden verlengd. De contractant betaalt gewoonlijk op basis van een tarief dat overeenkomt met specifieke punten tijdens de duur van het project. De inschrijvers krijgen de kans om dit tarief met een bepaalde procentuele marge te manipuleren, afhankelijk van de hoeveelheid werk die wordt verwacht.
Hopelijk geeft kennis van deze termen u een licht voordeel de volgende keer dat u reageert op een uitnodiging tot inschrijving - of tijdens uw volgende verhitte lunchpauzedebat over de terminologie van aanbestedingsdocumenten. Hoe u deze informatie ook wenst te gebruiken, houd in gedachten dat er altijd belangrijkere elementen van dergelijke documenten zijn waaraan u aandacht moet besteden. Van het vinden van aanbestedingen tot het voldoen aan gunnings- en knock-outcriteria, het beantwoorden van aanbestedingen kan veel inspanning en tijd kosten. Als u geïnteresseerd bent om te horen hoe Brainial de tijd die aan deze taken wordt besteed kan verminderen en uw kansen om aanbestedingsdocument na aanbestedingsdocument te winnen kan vergroten, neem dan contact met ons op of vraag een demo aan.
