Met nog maar een paar dagen in het jaar te gaan, presenteren wij u de Brainial product highlights van 2021. Terugkijkend vanuit een productontwikkelingsperspectief is het een geweldig jaar geweest met veel nieuwe functies. We willen graag een paar van de beste functies uitlichten die u zullen helpen minder tijd te besteden aan het reageren op aanbestedingen, de faalkosten te verlagen en uw winstpercentage te verhogen.
Er circuleren nu meer gegevens en informatie dan op enig ander moment in de geschiedenis. Aanbestedingen worden steeds groter en bevatten meer informatie dan ooit tevoren. Bij Brainial zien we dat onze klanten gemiddeld 100 tot 150 documenten per aanbesteding ontvangen, met soms uitschieters naar meer dan 2000 documenten per aanbesteding. Zelfs na het lezen of scannen van de documenten, is het nog steeds moeilijk om de informatie te vinden die je zoekt. Ctrl-F wordt heel vaak gebruikt, maar dan moet je wel weten in welk document je moet zoeken, en dat is op zich geen vanzelfsprekende taak.
Met behulp van Brainial kunnen gebruikers direct de gewenste informatie vinden in alle aanbestedingsdocumenten door gebruik te maken van onze "Smart Search" (vector zoeken) of exact zoeken feature. Zoekresultaten kunnen worden gefilterd op attributen zoals categorieën, documenten, documenttypes, tags, taken, aangezien het Brainial product alle aanbestedingsgegevens categoriseert, labelt en classificeert tijdens de eerste analyse. Smart Search kan binnen een aanbesteding worden gebruikt om snel informatie te vinden. Met behulp van Smart Search is het zelfs mogelijk om informatie te vinden in uw historische aanbestedingsinformatie, inclusief antwoorddocumenten, referentiebeschrijvingen van klanten, en klantbeoordelingen en feedback. Met feature behoort het handmatig aanmaken van een tenderdatabase of tenderbibliotheek tot het verleden. Verspil geen tijd meer en val uw collega's niet meer lastig met de vraag waar u informatie kunt vinden.
Het missen van een risico of het nemen van de verkeerde bid / no-bid beslissing kan een zware impact hebben op de winstgevendheid. Brainial leest, extraheert en presenteert automatisch alle belangrijke elementen. De Bid Analyzer identificeert en rangschikt al uw bedrijfsspecifieke aandachtspunten & risico's, die allemaal worden gepresenteerd in één geïntegreerd overzicht. Binnen een paar minuten van analyse door het Brainial product, kan een bid / no-bid beslissing op maat van uw organisatie worden gemaakt. Dit is een enorme tijdsbesparing en helpt u bij het focussen op de juiste documenten om grondig te lezen, en automatiseert het bid / no-bid kwalificatieproces.
Wanneer een offerte wordt ontvangen, kunnen alle documenten in één keer naar de Brainial oplossing worden gesleept. De analyse van de documenten neemt slechts enkele minuten in beslag en alle relevante informatie wordt uit de documenten gehaald. De Documents Insights feature geeft een overzicht van alle documenten binnen een aanbesteding, samen met de metadata en DMS-mappen die door het systeem worden voorspeld. De metadata worden automatisch geëxtraheerd door het Brainial product en kunnen worden gevalideerd of gecorrigeerd, en het systeem houdt bij welke documenten zijn verwerkt, zodat niets over het hoofd wordt gezien en 100% nauwkeurigheid kan worden bereikt. Wanneer de metadata zijn gecorrigeerd, kan met één druk op de knop een voorproefje van het document worden bekeken ter validatie. Documenten kunnen worden geselecteerd en naar het DMS worden gestuurd waar ze automatisch in de juiste map worden geplaatst inclusief de juiste metadata geplaatst. We hebben extra handige functies ontwikkeld, zoals filteren en zoeken naar documenten, bulkbewerking en bulkintegratie met het DMS. We tonen ook de originele mappenstructuur waarin de documenten werden aangeleverd, en u kunt eenvoudig overschakelen naar de mappenstructuur van uw organisatie. Al met al zal de Documents Insights feature veel Bid en Tender Managers blij maken.
De Brainial oplossing digitaliseert technische bestekken en contractvormen en detecteert automatisch of ze zijn geformatteerd volgens specificatiesystematieken zoals STABU of RAW of dat het organisatiespecifieke aangepaste formaten zijn. De gebruiksvriendelijke interface toont de dynamische of gestandaardiseerde lay-out van het document aan de linkerkant van het scherm, wat de navigatie vergemakkelijkt en een onmiddellijk overzicht van de structuur van het bestek creëert. Afhankelijk van het type document kunnen we meerdere formats tonen, zoals een eisenboom maar ook een format gebaseerd op de hoofdstukken van het document. Deze lay-outs maken het zeer gemakkelijk om door het document te navigeren. Selecties maken het mogelijk om informatie gecombineerd op het scherm te tonen. Voor specifieke lay-outs hebben wij specifieke functionaliteiten ontwikkeld. Voor UAV-GC documenten hebben we het bijvoorbeeld mogelijk gemaakt om eenvoudig door te klikken van bovenliggende naar onderliggende eis of vice versa, en deze samen op het scherm te tonen. Informatie uit de documenten kan gemakkelijk in zijn geheel of door middel van selectie worden doorzocht. Sommige aanbestedingen bevatten meerdere specificatiedocumenten en we hebben het mogelijk gemaakt om ze afzonderlijk of samen weer te geven.
In veel gevallen werken aannemers met onderaannemers. Deze onderaannemers worden ingehuurd om een deel van het werk voor hun rekening te nemen. De hoofdaannemer vraagt de onderaannemers een offerte uit te brengen voor dit deel van het werk. Momenteel worden vaak alle aanbestedingsdocumenten met een onderaannemer gedeeld, of worden handmatig documenten opgesteld om de specifieke werkzaamheden te beschrijven waarvoor de onderaannemer een prijsofferte mag indienen. Aangezien de relevante informatie niet alleen afkomstig is uit technische bestekken, maar ook uit tekeningen en bijlagen, is het een hele klus om dit allemaal samen te voegen door de hoofdaannemer of onderaannemer. Brainial kan alle relevante informatie automatisch bundelen. Het is ook mogelijk om aanbestedingsitems/eisen of andere aanbestedingsinformatie en -documenten toe te voegen aan een zogenaamde gemarkeerde set. De informatie en context worden automatisch gebundeld in één document waarbij de relevante informatie wordt uitgelicht. Deze gemarkeerde set kan worden gedownload en gedeeld met onderaannemers, waardoor duidelijk wordt wat er van de onderaannemer wordt verwacht en wat de meest relevante informatie is. Dezelfde functionaliteit kan ook worden gebruikt om relevante delen van een aanbesteding te delen met een interne of externe specialist.
Veel aanbestedingsprocedures omvatten toelichtingsrondes waarin de inschrijvende organisaties vragen kunnen stellen aan de aanbestedende dienst. Vaak worden de antwoorden op alle vragen in een gecombineerd document aan alle inschrijvende organisaties verstrekt. Onze klanten klagen regelmatig bij ons over de tijdrovende exercitie om de vragen en antwoorden te matchen aan de respectievelijke inhoud binnen de aanbestedingsdocumenten. Brainial neemt veel van het handmatige werk weg door de vragen en antwoorden uit de nota's van inlichtingen die betrekking hebben op de aanbestedingsdocumenten en tekeningen direct te matchen aan de specifieke aanbestedingsdocument item(s) en tekeningen of andere bijlagen. Hierdoor ontstaat direct een overzicht en is het direct duidelijk of er aanpassingen van toepassing zijn op elk technisch bestekspunt.
We zullen het hier niet bij laten en we hebben geweldige ideeën voor 2022. Blijf ons volgen en we houden u op de hoogte van onze plannen. We willen onze klanten en partners bedanken voor het delen van hun ideeën en feedback met ons. We zullen doorgaan met het gezamenlijk bedenken en ontwikkelen van nuttige functionaliteiten om tijd te besparen, faalkosten te verlagen en uiteindelijk de kwaliteit en winkansen te verhogen. Het helpt ons om de meest intelligente en betrouwbare tender assistent te creëren om betere voorstellen te krijgen, sneller.
Proost op het nieuwe jaar! Wij wensen u prettige feestdagen namens het team van Brainial.
