Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het doel van het schrijven van aanbestedingen is om meer punten te scoren dan uw concurrenten en om elk bod waarvoor u besluit mee te dingen te winnen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Dat voordeel behalen ten opzichte van uw concurrentie is een van de moeilijkste aspecten van het werk. Als u in uw reactie op een aanbesteding kunt laten zien dat u volledig begrijpt wat de kopers willen en hoe u dat effectief zou kunnen leveren, is dat het halve werk. De markten zijn vaak zeer concurrerend en als gevolg daarvan zijn antwoorden van hoge kwaliteit nodig om aanbestedingen te overtuigen. De termijnen zijn kort en er is veel informatie in één keer te verwerken. Bovendien maakt de hoeveelheid kleine details die verzorgd moeten worden de taak er niet eenvoudiger op. Is er een eenvoudiger manier om tijd en relevante informatie vrij te maken om uw concurrentievoordeel te vergroten?
Voordat je deze vraag probeert te beantwoorden, moet je de volgende basisprincipes in gedachten houden. Ten eerste: aanbestedingen die ver van uw capaciteiten en ervaringen uit het verleden liggen, mag niet worden geselecteerd. Ten tweede is het heel belangrijk dat u voldoet aan de sollicitatiecriteria; u moet ten minste aan alle knock-out criteria (en meer) voldoen. Op deze manier voorkomt u niet alleen dat uw sollicitatie wordt uitgesloten voor de baan, maar laat u deze ook opvallen tussen de anderen. Ten slotte moet u uw concurrenten begrijpen en een duidelijk beeld ontwikkelen van uw unieke, vergelijkende en holistische differentiators.
Op basis van de hierboven vermelde principes hebben wij de volgende drie tips opgesteld die u zeker zullen helpen dat concurrentievoordeel te behalen:
Hoewel aanbestedingsdocumenten en hun bijlagen veel informatie bevatten, is er nog meer informatie nodig om het verschil te maken. Vooral wanneer u voor het eerst met een klant in gesprek gaat, kan aanvullende informatie u echt helpen om meer relevante inzichten te verkrijgen. Idealiter zou u automatisch een profiel willen genereren met informatie over de klant, betrokken bedrijven, gerelateerde personen, relevante thema's en onderwerpen en de gerelateerde context en content, zonder dat u zelf al het handmatige onderzoek hoeft te doen. Het is erg handig als u een dashboard laat genereren met bijvoorbeeld een link naar de bedrijfswebsite, LinkedIn pagina, een overzicht van de belangrijkste stakeholders, het laatste jaarverslag en het laatste nieuws. Die informatie en inzichten kunt u gebruiken om een op maat gemaakte tenderreactie te schrijven waarin de opdrachtgever zich herkent in de specifieke bewoordingen, relevante thema's en tone of voice. Laat ons de informatie verzamelen, terwijl u zich richt op wat belangrijk is - het interpreteren ervan!
Goede relaties opbouwen met belanghebbenden is geen eenmalige oefening en is essentieel om een concurrentievoordeel te behalen. Hoewel het extra tijd en moeite kost, kan het echt het verschil maken tussen het winnen of verliezen van een aanbesteding. Voor de overheid aanbestedingen is communiceren met de klant tijdens een aanbesteding niet toegestaan. Betrek belanghebbenden en deel uw visie met hen vóór de aankondiging van de aanbesteding. Dit is waar kennisgevingen voor verwachte aanbestedingen van pas komen. Wij besparen u tijd doordat u met één druk op de knop automatisch en continu stakeholder en omgevingsanalyses kunt uitvoeren. Met meer inzichten en informatie over de klant kunt u uw gesprekken, uw aanbestedingsreacties en uw visie ruim van tevoren voorbereiden. Stakeholders zijn drukke mensen, dus kom voorbereid en laat ze weten dat het doel van de bijeenkomst is om alles te ontdekken wat hen kan helpen hun doelen te bereiken en hoe u hen kunt helpen met een unieke oplossing voor hun uitdagingen.
Bespaar tijd door de meer eenvoudige en vervelende taken van het aanbestedingsproces te automatiseren. Zo komt er tijd vrij om u te concentreren op de hoogwaardige taken, die het verschil maken en uw concurrentievoordeel vergroten op aanbestedingen. Het niet handmatig hoeven zoeken naar relevante informatie over de klant en de bijbehorende thema's en het niet handmatig hoeven uitvoeren van een stakeholder analyse draagt bij aan de tijdsbesparing. Er zijn meer manieren om van de meer eenvoudige en vervelende taken af te komen. Ten eerste kunt u automatisch aanbestedingen analyseren en er gunningscriteria, gewicht, scoringsmechanismen en belangrijke data uithalen. Dit helpt u minder tijd te besteden voorafgaand aan de beslissing om wel of niet te bieden, wat ook betekent dat u minder tijd hoeft te besteden aan aanbestedingen die u kwalificeert. Ten tweede bespaart u tijd bij het vinden van relevante informatie door intelligente zoekfuncties waarmee u kunt zoeken, filteren en inzoomen op alle informatie in de huidige en historische aanbestedingsdocumenten. Dit zijn allemaal voorbeelden waarmee u tijd kunt besparen, zodat u zich kunt concentreren op het maken van het verschil.
We moeten de dingen anders gaan doen en slimmer gebruik gaan maken van de technologieën om ons heen. Omarm een digitale aanbestedingsassistent en zorg ervoor dat u zich kunt richten op de hoogwaardige taken en zorg ervoor dat u het concurrentievoordeel kunt behalen in aanbestedingen. Als u meer wilt weten, neem dan contact op met Brainial of vraag een demo aan.
