Mensen die wel eens te maken hebben gehad met het beantwoorden van aanbestedingen weten dat dit een tijdrovend proces is dat veel handmatige en repetitieve taken onder hoge tijdsdruk met zich meebrengt. Enorme hoeveelheden tekst moeten worden gelezen en geanalyseerd voordat met het beantwoorden van vragen kan worden begonnen.
Ook is er niet altijd een duidelijk beeld van de aanbestedende dienst en 'de vraag achter de vraag', zeker niet als je niet of nauwelijks in gesprek bent geweest met de opdrachtgever voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Hoe kan het tenderteam omgaan met de grote hoeveelheid informatie en de tijdsdruk en ook de reactie op de aanbesteding klantgerichter maken?
Het is niet altijd mogelijk een gesprek met de klant te voeren voordat de aanbesteding wordt uitgeschreven en gepubliceerd. Een van de manieren om te zorgen voor een meer klantgerichte aanpak is het vrijmaken van tijd. Deze tijdsbesparing kan worden gerealiseerd door AI-technologieën te gebruiken om eenvoudige en repetitieve taken te automatiseren. Zoals het automatisch ontvangen en analyseren van aanbestedingsdocumenten. Hierdoor houden offerte- en tendermanagers meer tijd over om hun expertise en ervaring ten volle te benutten. Het zorgt voor een meer klantgerichte aanpak en vergroot de kans op het winnen van de aanbesteding.
Een andere manier om aanbestedingen klantgerichter te beantwoorden is door meer inzicht en informatie te verkrijgen. Veel aanbestedingen wordt niet alleen gewonnen op het correct invullen van de harde eisen; ook zachte wegingsfactoren zijn van belang. De aanbestedingsdocumenten bevatten veel informatie, maar geven vaak geen compleet beeld. AI kan helpen door automatisch stakeholder, omgeving, concurrentie en onderwerp analyses uit te voeren om een beter klantbeeld te creëren. Het kan ook helpen om een profiel op te stellen met informatie over de klant, relevante thema's en onderwerpen in de gerelateerde context op basis van gegevens uit verschillende openbare bronnen. Dit geeft meer inzicht in de vraag achter de vraag en relevante inzichten over de betrokken stakeholders, concurrentie en omgeving. Dit leidt tot een kwalitatief betere aanbestedingsreactie.
Het automatisch verrijken van relevante informatie en het verkrijgen van inzichten kan ervoor zorgen dat het antwoord op de vraag van de klant zo goed mogelijk is afgestemd op zijn behoeften en is geschreven op een manier die de klant aanspreekt. In de praktijk zien we dat door de inzet van AI 50% minder tijd wordt besteed aan het analyseren van aanbestedingen en het uitvoeren van deskresearch om meer te weten te komen over de klant'.
Dit artikel is geschreven voor en gepubliceerd door CustomerFirst! Het originele artikel kan hier gevonden worden (artikel in het Nederlands).
