Na vele gesprekken met Bid en Tender Managers uit verschillende branches en regio's vallen een paar opmerkelijke zaken op. Er is op dit moment veel druk in de aanbestedingswereld. Gezien de huidige situatie zou je denken dat een afname voor de hand zou liggen, maar niets is minder waar. Aanbestedingsmanagers hebben hun handen vol aan het begeleiden, schrijven en indienen van hun aanbestedingen, en dit alles gebeurt onder enorme tijdsdruk.
In de hectische periode van reageren op aanbestedingen ervaren de meeste tendermanagers een aantal problemen die we vaak horen. Allereerst blijft het een tijdrovende klus met veel handmatige en repeterende taken. Door steeds maar weer hetzelfde te doen, kunnen kenniswerkers niet excelleren en weer creatief zijn en hun expertise & kennis optimaal benutten. Daarnaast kost het veel tijd om tot een bid / no bid beslissing te komen. Vooral in grotere organisaties zijn er veel verschillende belangen bij betrokken, wat het proces vertraagt. Bij Brainial geloven wij dat het kan helpen om objectief naar een aanbesteding te kijken en u door ons te laten bijstaan met datagedreven inzichten.
Aanbestedingen worden uitsluitend door mensen gedaan, zodat het mogelijk is dat risico's en andere belangrijke elementen over het hoofd worden gezien, met alle gevolgen van dien. Dat het werk door mensen wordt gedaan, is goed te merken als er een stapel documenten wordt aangereikt. En zelfs als je met een duidelijke mappenstructuur werkt, blijft het moeilijk om specifieke (historische) aanbestedingsinformatie terug te vinden. De ´ctrl + f´ knop is je beste vriend tijdens het zoeken, maar niet iedereen vindt dit even effectief. Brainial denkt dat dit veel slimmer kan gezien de huidige technologische mogelijkheden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om in één keer in context door alle documenten heen te zoeken naar synoniemen van bekende thema´s als duurzaamheid of circulariteit.
Veel aanbestedingsmanagers zullen erkennen dat het veel tijd kost om uit te zoeken wat relevant is voor de aanbestedende dienst. Het vergt veel deskresearch op Google voordat je een compleet beeld hebt van de betreffende aanbestedende dienst. Neem de twee eerder genoemde thema's duurzaamheid en circulariteit, die beide veel kunnen zeggen over wat de focus van je aanbestedingsreactie moet zijn. Nu zou je dit kunnen achterhalen door handmatig visiedocumenten en jaarplannen op internet door te spitten, maar wat als dit automatisch zou kunnen?
Aanbestedingen zijn een eenmalige oefening met weinig tot geen leereffect, zoals we onlangs hebben ontdekt. Na het ontdekken van deze uitdagingen is Brainial ervan overtuigd dat deze problemen op een slimmere manier kunnen worden opgelost. Van het automatisch genereren van leeslijsten en bid sheets tot het genereren van organisatie specifieke aandachtspunten, het kan. Er is behoefte aan een innovatief digitaal proces dat eenvoudig samenwerken mogelijk maakt en kennis borgt.
In de gesprekken met tendermanagers komt vaak naar voren dat het behouden van het team een belangrijk aspect is. Zij vrezen het ontslag van directe collega's en het verlies van hun kennis en ervaring uit de organisatie. Brainial zorgt ervoor dat een deel van de kennis wordt vastgelegd in modellen. Op deze manier wordt een deel van de kennis geborgd en kunnen nieuwe medewerkers sneller worden ingewerkt.
De hierboven genoemde problemen waar tendermanagers mee te maken hebben, zijn de basis geweest voor Brainial. Wilt u meer weten of heeft u andere problemen? Neem dan contact met ons op.
