Blijf op de hoogte en leer van deskundigen op het gebied van bid- en tendermanagement. Dit is het eerste interview in een reeks interviews met experts. Veel leesplezier.
Roelf is sinds 2012 Senior Bid Manager en eigenaar van Smart Tenders. Hij begeleidt bedrijven bij het succesvol inschrijven op Europese Aanbestedingen en bij het maken van winnende biedingen en offertes. Roelf is auteur van het boek "Aanbestedingen winnen - Handboek voor het MKB" (vertaald: "Winnen aanbestedingen - Handboek voor het MKB"). Roelf werkte eerder meer dan 10 jaar voor Sogeti als bidmanager. Hij treedt regelmatig op als gastdocent aan de Hanzehogeschool Groningen en aan de Hogeschool van Amsterdam voor een college over bidmanagement. Hij heeft talloze aanbestedingen gedaan en voortdurend bijgedragen aan de verbetering van het aanbestedingsproces. Roelf is in 1984 afgestudeerd aan de Rijksuniversiteit Groningen als Neerlandicus. Naast zijn werk als bidmanager verzorgde hij cursussen spelling, grammatica en schrijfstijl voor professionals, accountmanagers en secretariaten.
Roelf en Brainial zijn met elkaar in contact gekomen en hebben één ding gemeen: we helpen organisaties te winnen aanbestedingen. Eens in de zoveel tijd organiseren we een kennissessie waarin Brainial zijn laatste softwareontwikkelingen met Roelf deelt en Roelf Brainial van tips en feedback voorziet. Roelf is een creatieve denker en blijft graag betrokken bij de ontwikkelingen die we doormaken. Inmiddels is het boek van Roelf verplicht en onderdeel van het onboardingprogramma als je in dienst treedt Brainial.
"Roelfs boek is inmiddels verplicht en maakt deel uit van het inwerkprogramma als je bij Brainial komt werken."
Ik leerde het vak in de praktijk. In 2000 werd ik namens Sogeti gedetacheerd bij SFB (het huidige Cordares). Het was ten tijde van de oprichting van het UWV. SBB moest een offerte maken voor een van de kernapplicaties van het UWV. Daarvoor namen ze mij in dienst als "technisch schrijver". In feite was dat mijn eerste baan als bidmanager. Daarna was ik nog vaker betrokken bij diverse aanbestedingstrajecten bij SBB. Toen er bij Sogeti een interne vacature voor bidmanagers ontstond, heb ik gesolliciteerd en ben ik bidmanager geworden. Bij Sogeti maakten we met een aantal mensen ongeveer 2.500 offertes en aanbestedingen per jaar. Met mijn achtergrond als "Neerlandicus" was ik erg goed in het redigeren van saaie teksten van ICT-specialisten, zodat er aantrekkelijke en goed leesbare offertes de deur uit gingen. Maar natuurlijk had ik ook te maken met alle procedures om een offerte intern goedgekeurd te krijgen. Een grote offerte maak je niet in je eentje achter je beeldscherm, maar met een heel team. Dat moet je echt goed managen. Je moet overeenstemming bereiken over wat je precies gaat aanbieden, hoe je het gaat uitvoeren, wat de prijs moet zijn en je moet ook instemming krijgen van de juridische afdeling en business risk management. Ten slotte moet je vaak samen met de accountmanager het aanbod aan de directie pitchen.
Je hebt een ideale voorbereiding als je ruim van tevoren weet dat er een offerteaanvraag of een aanbesteding aankomt. Dat weet je als de accountmanager zijn werk goed heeft gedaan. Als je dat ruim van tevoren weet, heb je ook tijd om met de klant te praten en meer te weten te komen over wat de klant belangrijk vindt. Ook heeft u de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de aanvraag en ervoor te zorgen dat er in de aanvraag vragen worden gesteld waarmee u een uniek of onderscheidend aanbod kunt doen. Toch komt het nog vaak voor dat een aanvraag heel verrassend en onverwacht ontstaat, of dat u op TenderNed een offerte aantreft van een klant waarmee u nog geen relatie heeft. In dat geval moet u het doen met de informatie in de stukken en met alle informatie die u via de website of andere informatiebronnen te weten kunt komen. Meestal mag u in dat stadium niet meer informeel met de klant overleggen, maar is de communicatie openbaar en schriftelijk, zodat al uw concurrenten toegang hebben tot dezelfde informatie. In de aanbestedingsinstructies vindt u informatie over de klant, een beschrijving van de opdracht, een uitleg van de procedure, de eisen waaraan u moet voldoen, de referenties waarover u moet beschikken en de gunningscriteria. Uitgaande van de situatie dat u te maken heeft met een "koude" klant, leest u met uw team de aanbestedingsdocumenten zeer zorgvuldig door en inventariseert u of u aan alle eisen kunt voldoen. Als u niet aan de eisen kunt voldoen, heeft u 3 opties: stoppen, de eis ter discussie stellen in de vragenronde of een onderaannemer of partner inhuren die wel aan de eisen voldoet.
"Je hebt een ideale voorbereiding als je ruim van tevoren weet dat er een offerteaanvraag of een aanbesteding aan zit te komen."
De eisen zijn heel digitaal: je voldoet of je voldoet niet. Je verdient geen punten met de eisen. Je kunt de aanbieding alleen winnen door de beste prijs-kwaliteitverhouding aan te bieden. Hoe beter en overtuigender uw antwoorden op de gunningscriteria, hoe hoger uw prijs kan zijn. De kunst is dus om de kwalitatieve aspecten van uw aanbod zo duidelijk mogelijk te beschrijven en duidelijk te maken wat het voordeel is voor de klant. En natuurlijk moet de aanbieding tegen een redelijke prijs worden gedaan. Er gaat meestal nogal wat werk zitten in een aanbesteding. Als je dat als een investering ziet, moet je ook een soort business case maken en nagaan of die investering verantwoord is. Daarbij moet je vooraf een inschatting maken hoe groot de kans is dat je kunt winnen. je kunt meer winnen door minder aan te besteden. Maar dan moet je wel de juiste keuzes maken voor aanbestedingen waar je wel en niet aan meedoet. Veel bedrijven doen nog veel te weinig om een aanbesteding zorgvuldig te kwalificeren.
Er zijn vele manieren om een bod te verliezen en zeer weinig manieren om een bod te winnen. De belangrijkste regel is dat je moet aanbieden wat er gevraagd wordt. Er zijn maar heel weinig aanbestedingen waarbij een open vraag wordt gesteld over de beste oplossing voor het probleem van een klant en waarbij u als aanbieder met een echt creatieve oplossing kunt komen. Een fatale fout is als je een voorwaardelijke offerte uitbrengt. Deze wordt ongelezen terzijde gelegd, hoe redelijk uw voorwaarde ook is.
Offertes die niet voor de klant zijn geschreven en die niet ingaan op het probleem van de klant of de voordelen voor de klant zijn vaak ook tamelijk kansloos. Het is natuurlijk helemaal erg als je een oude offerte grotendeels kopieert en per ongeluk de naam van de oorspronkelijke klant erin laat staan. Er kunnen allerlei beperkingen aan de opmaak worden gesteld, zoals een verplicht lettertype en -grootte en een regelafstand en/of een maximum aantal pagina's.
Aanbiedingen worden in een bepaalde volgorde beoordeeld. Eerst wordt gekeken naar de formele kant van het aanbod: is het volledig en zijn alle vereiste documenten meegestuurd? Zo niet, dan is de offerte ongeldig. Dan kijken ze naar de vereisten. Dan kijken ze naar de referenties. Als er iets niet klopt, bent u uitgesloten. Pas daarna kijken ze naar het antwoord op de gunningscriteria en de prijs.
Aanbestedingen worden altijd gewonnen tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding. De manier waarop dit wordt berekend staat uitgebreid uitgelegd in de aanbestedingsgids. Het is belangrijk dat u goed kijkt hoe de formule werkt. Het is niet altijd fifty-fifty. Er zijn aanbestedingen waarbij de prijs heel zwaar weegt en andere waarbij de kwaliteit het zwaarst weegt. Soms is het dus verstandig om niet in te schrijven. Als je bijvoorbeeld uitstekende kwaliteit levert en goede garanties geeft, zal je prijs normaal gesproken gelijk zijn. In dat geval is het niet verstandig om in te schrijven op een aanbesteding waarbij de prijs/kwaliteitsverhouding 80/20 is. Verder is het meestal de partij die een zeer scherp antwoord geeft op de gestelde vragen die wint. Als u wilt winnen, is het dus uiterst belangrijk om de documenten goed te lezen en de juiste vragen te stellen als ze onduidelijk zijn. Veel aanbestedingen worden verloren omdat de inschrijver geen vragen stelt vanuit de overweging dat hij zijn concurrenten op een bepaald spoor zet, dom overkomt of de relatie met de inschrijver bederft. Dit zijn allemaal verkeerde redenen. U schrijft uw bod op basis van uw kracht, maar u moet een duidelijk beeld hebben van wat de inschrijver precies vraagt of wat de achtergrond van zijn probleem is.
"De grootste uitdaging is om precies te weten wat de klant wil."
De grootste uitdaging is precies te weten wat de klant wil en wat onder kwaliteit wordt verstaan. Daarom is deze voorbereiding zo belangrijk. Hoe meer u over de klant weet, hoe beter u kunt scoren op de kwaliteitsvragen. Daarom is het ook belangrijk te weten wie er in de beoordelingscommissie zitten. Meestal kom je niet achter de namen, maar wel achter de functies van deze mensen. Dan is het goed om te weten wat iemand in die functie belangrijk vindt en wanneer je in die functie succesvol bent. Daaruit kun je misschien afleiden welke kwaliteitsaspecten je in je antwoord moet opnemen. Er zijn altijd subjectieve elementen in een aanbesteding. Een tweede uitdaging is het verwoorden van de voordelen voor de klant. Veel inschrijvers beperken zich in hun offerte tot het 'wat' en het 'hoe', maar ze laten het 'waarom' achterwege. Maar die 'waarom'-vraag is natuurlijk de meest essentiële vraag van de hele aanbieding. Waarom is dit het beste? Waarom helpt dit uw klant het meest? Waarom biedt deze oplossing de meeste toegevoegde waarde? Als je deze waarom-vragen kunt beantwoorden, laat je ook zien dat je het probleem of de uitdaging van de klant goed begrijpt. Veel aanbieders vinden het moeilijk om dit onder woorden te brengen.
Als gevolg van Best Value Procurement, dat ongeveer in 2010 in Nederland is ingevoerd, zie je dat er steeds meer beperkingen zijn aan de omvang van de antwoorden en dat er een toenemende vraag is naar dominante informatie. Dominante informatie is vooral gebaseerd op cijfers of "metrics" die iets zeggen over je prestaties. Dit betekent dat antwoorden SMART moeten zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Een andere trend is dat verschillende duurzaamheidscriteria een steeds belangrijkere rol spelen in de eisen en wensen. Denk aan milieu en klimaat, circulair en biobased, social return en internationale sociale omstandigheden. Transparantie over de herkomst van uw producten wordt erg belangrijk.
"Brainial's software kan u helpen om de aanbestedingsdocumenten efficiënt te analyseren en snel te bepalen of het zinvol is om aan een aanbesteding deel te nemen."
Het vak zal zo blijven. Het blijft immers belangrijk om je aanbod af te stemmen op je klant. Maar ik verwacht ook iets van Brainial. Brainial's software kan je helpen om de aanbestedingsstukken efficiënt te analyseren en snel te bepalen of het zinvol is om mee te doen aan een aanbesteding. Ik verwacht dat naarmate de software verder wordt ontwikkeld, er steeds meer stukken tekst kunnen worden gegenereerd om antwoord te geven op aanbestedingen. Toch denk ik dat deze menselijke tussenkomst onvermijdelijk is bij het beantwoorden van oproepen aanbestedingen. Ergens willen de beoordelaars ook aangenaam verrast worden. Aanbesteden blijft mensenwerk waarbij subjectieve elementen een rol spelen en uit de offerte moet blijken dat je je hebt ingeleefd in de klant. Hoezeer inschrijvers ook benadrukken dat ze objectief beoordelen, dat metrics bepalend zijn en dat de antwoorden SMART moeten zijn, ze blijven gevoelig voor dat stukje warmte en begrip dat je in de tekst stopt.
Wil je meer tips lezen en ben je benieuwd naar het boek van Roelf? Zijn boek "Aanbestedingen winnen - Handboek voor het MKB" is te bestellen via deze link: https://smarttenders.nl/aanbestedingen-winnen
