Het centraal opslaan van informatie en documenten in een document management systeem (DMS) wordt steeds populairder onder bedrijven. De hoeveelheid informatie binnen bedrijven groeit met de dag. Om deze informatie efficiënt te organiseren en te beheren, maken veel bedrijven gebruik van een DMS. Dit geldt natuurlijk ook voor aanbestedingsdocumenten. Deze documenten moeten uiteraard in de juiste map en met de juiste metadatering (datum, versie, auteur, etc.) in het DMS worden opgeslagen, maar dit gebeurt vaak handmatig. Geen enkele Bid en Tender Manager ziet het zitten om dit voor alle aanbestedingen te moeten doen en dus besteden ze er veel tijd aan of laten ze het na, vooral als het jaarlijkse volume van aanbestedingen of het aantal documenten per aanbesteding hoog is. Het resultaat is tijdverspilling of een slecht onderhouden DMS. Brainial heeft de oplossing!
"Een bouwbedrijf meet een tijdsbesparing van 75% per aanbesteding.
Zij verwerken 100 aanbestedingen per jaar. Gemiddeld bestaat een aanbesteding uit 150 documenten.
Dit bespaart het bedrijf 45.000 euro per jaar."
Voordat we naar de oplossing gaan, lichten we eerst enkele begrippen toe. Document metadata extractie is een technologie die ervoor zorgt dat informatie op een of andere manier automatisch uit bestanden kan worden gehaald en in een gestructureerd gegevensformaat kan worden gepresenteerd en verwerkt. Voordat we dit kunnen doen, zetten we alle documenten automatisch om in een afbeelding. Vervolgens gebruiken we Computer Vision om nuttige elementen te detecteren. Computer Vision is gebaseerd op deep learning, en in het geval van Brainial worden onze modellen specifiek getraind op documenten en documentformaten. Vervolgens wordt het beeld omgezet in een gestructureerd dataformaat of verder verwerkt met Natural Language Processing. Een gestructureerd dataformaat is een manier om gegevens weer te geven die een computer gemakkelijk kan begrijpen en die consistent is. In plaats van grote stukken tekst, wordt de tekst opgedeeld en geclassificeerd, een beetje zoals een mens een marker gebruikt om een document te markeren. Brainial heeft zijn eigen modellen ontwikkeld met behulp van Natural Language Processing om de opgedeeld tekst te interpreteren, waardoor we de metadata uit de documenten kunnen detecteren en extraheren.
Wanneer een tender wordt ontvangen, kunnen alle documenten in één keer in de Brainial oplossing worden gesleept. De analyse van de documenten neemt slechts enkele minuten in beslag en alle relevante informatie wordt uit de documenten gehaald. Als we naar het tabblad documenten kijken, zien we een overzicht van alle documenten binnen één aanbesteding, samen met de metadata en de DMS-mappen die door het systeem worden voorspeld. De metadata kunnen worden gevalideerd of gecorrigeerd, en het systeem houdt automatisch bij welke documenten zijn verwerkt, zodat niets over het hoofd wordt gezien en 100% nauwkeurigheid kan worden bereikt. Wanneer de metadata zijn gecorrigeerd, kan met één druk op de knop een voorproefje van het document worden bekeken ter validatie. Documenten kunnen worden geselecteerd en naar het DMS worden gestuurd waar ze automatisch en met de juiste metadata in de juiste map worden geplaatst. Wij hebben extra handige functies ontwikkeld, zoals filteren en zoeken naar documenten, bulkbewerking en bulkintegratie met het DMS. We tonen ook de originele mappenstructuur waarin de documenten werden aangeleverd, en u kunt gemakkelijk overschakelen naar de mappenstructuur van uw organisatie. Al met al is dit een set van functionaliteiten waar veel Bid en Tender Managers blij van zullen worden.
Het is misschien niet onze meest voor de hand liggende feature, maar het is een feature die veel dom werk wegneemt, veel tijd bespaart (ongeveer 75% vergeleken met de oude situatie), veel geld bespaart (ongeveer 45K euro per jaar) en de kwaliteit en data-integriteit van het DMS-systeem verhoogt. Maar misschien wel het belangrijkste voordeel is dat het leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid.
Benieuwd welke andere functies we hebben? Neem een kijkje op onze Product pagina.
Wilt u zien hoe het werkt? Plan een demo en wij laten u de voordelen zien van het gebruik van Brainial in uw aanbestedingsproces.
